Qu’est-ce qu’un ATS ? L’outil incontournable du recrutement

Dans un marché concurrentiel où le rapport de force entre les recruteurs et les candidats s'inverse de manière évidente, les entreprises sont constamment à la recherche de moyens pour améliorer leur processus de recrutement et attirer les meilleurs talents. Et c'est là que l'ATS (système de suivi des candidats) entre en jeu. Un logiciel puissant conçu pour révolutionner la gestion des efforts de recrutement. 

Mais qu'est-ce qu'un ATS? Eh bien, nous allons tout vous expliquer dans cet article. 

Nous allons découvrir ensemble ses avantages, comment choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins, et comment nous, Teamtailor, pouvons vous aider à propulser votre recrutement vers de nouveaux sommets ! 

Prêt à découvrir tout ce qu’il faut savoir sur l’ATS ? Vous allez voir, c'est bien plus simple et efficace qu'il n'y paraît, et ça pourrait bien être le coup de pouce dont votre entreprise a besoin pour attirer les meilleurs candidats et candidates.

Qu'est-ce qu'un ATS et comment ça marche ?

Un ATS (de l’anglais Applicant Tracking System) est un logiciel de système de suivi des candidats qui est utilisé par les entreprises pour gérer leurs processus de recrutement. L'objectif principal d'un ATS est d’optimiser ces processus et de gérer efficacement un grand volume de candidatures.

Les ATS sont couramment utilisés par les services RH, les recruteurs et les managers opérationnels pour les aider à gérer chaque étape de leurs processus de recrutement, de la rédaction et de la publication de l'offre d'emploi à l'embauche d'un ou d’une candidate. Ils aident ainsi les équipes de recrutement à évaluer leurs candidats en leur fournissant un système organisé pour suivre leurs candidatures et les recrutements en cours.

L’ATS est une solution en mode SaaS (Software as a Service), ce qui signifie qu'aucune installation de logiciel n'est nécessaire sur les ordinateurs des utilisateurs. Les entreprises peuvent simplement souscrire à ce service et y accéder via un ordinateur, une tablette ou un smartphone connecté à internet. Cette approche facilite ainsi la digitalisation des processus de recrutement en offrant une accessibilité sans contrainte et une mise à jour continue des fonctionnalités.

Pourquoi utiliser un ATS est crucial pour vos recrutements ?

L'utilisation d'un ATS est devenue de plus en plus populaire.

Son objectif est simple : permettre aux entreprises d’avoir une meilleure gestion du recrutement, d’améliorer l’expérience candidat et ainsi d’améliorer la marque employeur et l’attractivité de l’entreprise utilisatrice.  

Voici une liste des avantages principaux obtenus grâce à l’utilisation de ce logiciel de recrutement.

1. Gagnez du temps grâce aux automatisations

Un ATS doté de déclencheurs intelligents peut automatiser les tâches répétitives telles que le déplacement automatique des candidats d'une étape à l'autre, la réservation d'entretiens, l'envoi de messages, l'ajout de notes, de tâches ou de tag à n'importe quelle étape de votre processus de recrutement. Ces automatisations font gagner du temps aux recruteurs, leur permettant d'être plus productifs et de se concentrer sur des taches plus stratégiques du recrutement, tels que l'évaluation et l'engagement des candidats.

2. Gérez vos candidats plus efficacement 

Un ATS rationalise, structure et simplifie l'ensemble du processus de recrutement, permettant à ses utilisateurs (recruteurs, manager opérationnel, etc) de gérer efficacement les candidatures sur une plateforme centralisée. Il aide à organiser et à catégoriser les candidats, ce qui facilite le suivi de leur progression. Par ailleurs, ces outils de recrutement sont conçus pour gérer de gros volumes de candidatures et peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de différentes organisations, ce qui les rend évolutifs et flexibles.

De plus, la plupart des ATS peuvent s'intégrer à d'autres outils RH et de recrutement, tels que les outils d'évaluation (tests psychométriques, etc), les logiciels HRIS (systèmes d'information sur les ressources humaines) et CRM, créant un écosystème transparent pour gérer l'ensemble des processus d'acquisition et de rétention de talents efficacement.

3. Améliorez la collaboration entre les managers opérationnels (hiring managers) et les équipes de recrutement

L’ATS facilite la collaboration grâce aux tags et aux commentaires que les managers opérationnels et les recruteurs peuvent laisser directement dans l’outil. Cela permet de d’améliorer la communication entre les départements et de prendre des décisions d'embauche plus éclairées. Il est également possible de créer des kits d’entretien directement dans la plateforme afin d'assurer un processus équitable pour tous vos candidats.

4. Restez conforme au RGPD

L’ATS permet de garantir la conformité avec les réglementations en matière d'embauche et les lois sur la protection des données. Il permet aux recruteurs de stocker les données des candidats en toute sécurité et de gérer le consentement à l'utilisation des données, ce qui est crucial dans l'environnement actuel soucieux de la confidentialité. En effet, les utilisateurs peuvent définir la durée de conservation des données personnelles pendant laquelle le consentement des candidats est valable et recevrons une alerte dans l’outil quand le délai aura expiré. 

5. Améliorez votre expérience candidat 

Les avantages décris en 1.2.3 et 4 permettent d’améliorer l'expérience candidat grâce à un processus de candidature fluide. L’envoi de mises à jour automatisées sur l’avancement de la candidature, des processus équitables avec des kits d'entretien, des canaux de communication faciles, tout ça sont des éléments qui vont rendre l’expérience candidat optimale. Dans un marché dans lequel les candidats ont le pouvoir, il est primordial de leur fournir la meilleure expérience possible. 

6. Améliorez votre marque employeur et ainsi votre attractivité

En plus d’optimiser la gestion des candidatures, l’ATS permet aussi d’améliorer la marque employeur et ainsi l’attractivité de l’entreprise.

En effet, l’ATS est livré avec un éditeur de site carrière qui vous permet de créer une vitrine pour vos candidats avec toutes les informations utiles sur votre entreprise : vos valeurs, votre culture, le processus de recrutement, les collègues, etc. Toutes ces informations permettent aux candidats de se projeter et d’avoir une idée précise de ce que c’est que de rejoindre vos équipes. Il est possible également de personnaliser et de simplifier les formulaires de candidature pour que les candidats puissent postuler en toute simplicité à vos annonces. 

De même, l’ATS permet la multidiffusion vos annonces, c'est-à-dire le fait de poster vos annonces sur différents jobboards à la fois, ce qui vous permet de toucher plus de candidats potentiels. 

7. Prende des décisions basées sur les données 

L’ATS génère des indicateurs de recrutement qui peuvent être précieux pour analyser la performance de vos recrutements, tels que le temps de recrutement, les canaux les plus performants pour embaucher, les données démographiques des candidats, ainsi que le suivi des progrès de votre équipe en toute simplicité. Ces informations aident les entreprises à prendre des décisions basées sur les données pour optimiser leurs stratégies de recrutement et maximiser les efforts de leur équipe.

8. Réduire les coûts externes

Les coûts de recrutement externe représentent près de 30% des budgets de la plupart des équipes RH et les jobboards, agences externes, outil tiers font partie de ces coûts. Un ATS avec un site de carrière intégré peut vous aider à réduire ces coûts en tirant parti de votre marque employeur, en optimisant vos processus et en alimentant votre vivier de candidats. De plus, avec la section analytique de l'ATS, vous pouvez par exemple voir quels sites d'emploi ont le mieux performé et vous pourrez donc résilier ceux qui ne fonctionnent pas et réduire ces coûts externes.

78 % des recruteurs qui utilisent un ATS ont déclaré que la technologie de recrutement facilite plus que jamais la recherche de candidats qualifiés, 94 % des recruteurs et des professionnels du recrutement déclarent que l'utilisation d'un logiciel de recrutement a eu un impact positif sur leur processus de recrutement et 68 % des professionnels du recrutement déclarent que la meilleure façon d’améliorer les performances de recrutement au cours des cinq prochaines années consiste à investir dans de nouvelles technologies de recrutement.

Considérez l’ATS comme le bras droit du recruteur, son binôme de choc qui lui simplifie la vie, tout en fournissant une expérience utilisateur et candidat optimale. 

Comment choisir votre ATS ?

Choisir le meilleur logiciel ATS pour votre entreprise est une décision cruciale qui peut avoir un impact significatif sur vos processus de recrutement et votre réussite globale en matière d'embauche. 

Il y a donc plusieurs étapes à suivre pour trouver le bon ATS et s’assurer qu’il soit adapté à vos besoins spécifiques.

1. Évaluez vos besoins en recrutement : commencez par identifier les exigences spécifiques de votre entreprise et les “pain points” auquel vous faites face dans vos processus de recrutement actuel. Faites une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin pour répondre efficacement à vos besoins.
2. Impliquez les principales parties prenantes : impliquez les parties prenantes concernées dans le processus de prise de décision, telles que les RH, les recruteurs, les managers opérationnels et l’IT. Recueillez leurs idées et leurs commentaires sur les fonctionnalités qu'ils jugent essentielles.
3. Établissez un budget : déterminez le budget que vous pouvez allouer à un ATS. Les prix des ATS varient considérablement, et il est essentiel d'en trouver un qui correspond à votre budget sans compromettre les fonctionnalités essentielles.
4. Recherchez des fournisseurs d'ATS : effectuez un benchmark des différents fournisseurs d'ATS et de leurs offres. Demandez à votre réseau, recherchez en ligne les ATS qui fournissent des solutions fiables et conviviales. Lisez les commentaires et les témoignages des clients pour avoir un aperçu des expériences d'autres entreprises.
5. Évaluez les fonctionnalités : comparez les fonctionnalités des différents outils dédiés au recrutement avec votre liste d'exigences. Certaines fonctionnalités de base à prendre en compte incluent le suivi des candidats, l'analyse des CV, la planification des entretiens, le reporting et l'analyse, les capacités d'intégration et la disponibilité sur appareils mobiles.
6. Regardez l’UX et l’UI : Un ATS intuitif est essentiel pour une adoption facile et une utilisation efficace par toute votre équipe. Demandez des démos ou des périodes d'essai aux fournisseurs d'ATS pour évaluer la convivialité et l'intuitivité de leurs plateformes.
7. Demandez-vous si c’est scalable : tenez compte de la croissance de votre entreprise et de ses futurs besoins en matière d'embauche. Choisissez un ATS qui peut répondre à vos demandes croissantes d'acquisition de talents sans nécessiter une refonte ou une migration majeure.
8. Regardez les intégrations disponibles : optimisez votre processus de recrutement en vous assurant que l'ATS que vous choisissez peut s'intégrer à d'autres outils essentiels RH et de recrutement que vous utilisez actuellement ou que vous prévoyez d’intégrer dans le futur
9. Demandez s’il y a une application mobile : l'application mobile facilite la gestion de vos processus de recrutement en déplacement, vous offrant la flexibilité de rester au top de votre recrutement, où que vous soyez.
10. Renseignez-vous sur le support client : Un support client fiable est essentiel lors de l'utilisation de n'importe quel logiciel. Renseignez-vous sur le niveau de support client fourni par le fournisseur ATS, y compris les temps de réponse, la disponibilité et les canaux de support. Aurez-vous un Customer Success Manager (CSM), s'agit-il uniquement d'un chat d'assistance ? L'assistance sera-t-elle fournie dans votre langue ?
11. Renseignez-vous sur la sécurité et la conformité : vérifiez que l'ATS soit conforme aux réglementations en matière de sécurité des données, en particulier si vous traitez des informations sensibles sur les candidats.
12. Cherchez des références : demandez des références au fournisseur ATS et contactez leurs clients existants pour obtenir des retours d’expérience authentique sur leur utilisation de l’outil.
13. Testez l'ATS : avant de prendre une décision finale, testez l'ATS via un compte de démonstration avec votre équipe pour évaluer ses performances et son adéquation dans des scénarios réels.

En suivant ces étapes et en examinant attentivement les besoins de votre entreprise, vous pourrez prendre une décision éclairée et choisir le meilleur ATS qui correspond à vos objectifs de recrutement et qui soutiendra la croissance de votre organisation.

Principales fonctionnalités de Teamtailor

Nous proposons un puissant système de suivi des candidatures (ATS) qui permet à nos utilisateurs de gagner du temps, de mieux collaborer et de travailler plus intelligemment grâce à une plateforme toute en un. Notre principal facteur de différenciation est que notre ATS est orienté candidat et utilisateur, offrant à chacun et chacune la meilleure expérience possible.

Nos points forts résident dans le fait que nous fournissons une plateforme intuitive toute-en-un, offrons une large gamme de personnalisation et d'automatisation, améliorons la collaboration entre les équipes, améliorons la marque employeur et fournissons une intégration et un support client hors pair.

Nous proposons une multitude de fonctionnalités, mais voici un top 3 de nos plus appréciées par nos clients

1. Site carrière

Notre ATS est livré avec un éditeur de site de carrière. Il est là pour vous aider à mettre en valeur votre marque et à améliorer votre image de marque employeur. Utilisez ce canal pour montrer ce que vous avez à offrir à vos candidats en termes d'avantages et de bénéfices, parlez-leur de votre culture de travail, du processus de recrutement, de tout ce qui pourrait les intéresser et leur donner envie de postuler.

Identique à l'ATS, le site carrière est très facile à utiliser et à personnaliser avec un glisser-déposer de blocs. Vous pouvez créer autant de pages que vous le souhaitez et n'avez généralement pas besoin de compétences techniques. Pas besoin de demander à une agence externe de développer votre site carrière, vous pouvez avoir un accès complet et une autonomie avec ce constructeur de site carrière simple à utiliser.

💡Vous cherchez de l'inspiration pour améliorer votre marque employeur ? Téléchargez notre guide d'analyse des données du site de carrière.

2. Campagne Connect et Nurture

Il est important d'entretenir votre vivier de candidats, en particulier sur le marché du travail actuel, centré sur les candidats, où le recrutement est de plus en plus axé sur l'établissement de relations.

Nos fonctionnalités connect et nurture vous permettent d'établir d'excellentes relations avec les candidats et vous aident à développer un vivier de talents structuré. De cette façon, lorsque vous avez de nouvelles opportunités d'emploi dans votre entreprise, au lieu de commencer à partir d’une page blanche, vous pouvez consulter votre vivier de talents existants.

3. Déclencheurs automatiques 

Vous pouvez ajouter des déclencheurs automatiques à n'importe quelle étape de vos processus de recrutement. Une fois qu'un candidat est déplacé vers une étape désignée, le déclencheur sera activé. Vous pouvez configurer vos déclencheurs lors de vos paramétrages et personnaliser vos processus de recrutement en fonction de vos préférences. De cette façon, vous gagnerez du temps sur des tâches manuelles à faible valeur ajoutée, telles que l'envoi des emails d’accusé de réception où pour informer les candidats qu’ils passent à l’étape suivante ou encore pour informer les managers opérationnels que vous avez sélectionné des candidats pour un entretien, etc. 

Le champ des possibilités est long et les automatisations sont là pour vous dégager du temps tout en offrant une excellente expérience candidat.

Conclusion

Un système de suivi des candidatures (ATS) n'est plus seulement un outil de recrutement facultatif, il est devenu un atout indispensable pour les entreprises qui souhaitent garder une longueur d'avance sur le marché concurrentiel des talents. En choisissant le bon ATS et en tirant parti de ses fonctionnalités avancées, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de recrutement, attirer les meilleurs talents et, finalement, réussir dans le monde en constante évolution de l'acquisition de talents.

Chez Teamtailor, nous offrons une solution complète qui répond aux divers besoins des entreprises en fournissant un outil simple d’utilisation qui améliorera l’expérience candidat et la marque employeur.

Pour les équipes de recrutement, notre ATS améliore la collaboration avec vos recruteurs, renforce votre marque employeur, tout en bénéficiant d'un outil simple et agréable à utiliser.

Pour les candidats, ils peuvent bénéficier d'une expérience candidat optimale tout au long du processus, grâce aux automatisations préalablement mises en place dans l'ATS et le site carrière de l'entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous ici. Notre équipe sera ravie de vous accompagner dans votre projet et de faire de vous le prochain héros du recrutement.