Norsk softwarekomet i kraftig vækst hjælper verdens største brands

Virksomheder som Pfizer, Facebook, Vodafone, Citibank og Unilever benytter sky-software fra norske Papirfly til at håndtere deres brands. Den kraftige internationale vækst betød, at de måtte nytænke deres rekrutteringsprocesser.

Papirfly bliver grundlagt i Sandnes i 2000 og udvikler et værktøj til brand-management. Målet er at hjælpe brands med stabil opbygning af deres brands – både lokalt og globalt med udgangspunkt i én lokation. Den norske softwarevirksomhed leverer en sky-baseret tjeneste, som, ud over én million aktive brugere på verdensplan, håndterer og aktiverer mærkevarer i tråd med virksomhedernes profil på tværs af alle typer kanaler.

Rolls Royce, Pfizer, BP, Credit Suisse, Goldman Sachs, IBM, Helly Hansen, Mondelez, Meta (Facebook), Vodafone, Mars, McKinsey, Citibank, BMW, Unilever…

Der er næppe nogen anden norsk virksomhed, som har en tilsvarende samling af verdens mest kendte brands og største koncerner på kundelisten. Sammenlagt benyttes Papirfly-software af 600 brands. Få en demo her!

Styrker virksomheden i nedgangstider

Papirfly er vokset trin for trin, siden virksomhedens sky-baserede løsning blev lanceret i 2002. I mange år var både vækst og omsætning beskeden, men i 2018 kom der for alvor fart på Sandnes-virksomheden. Dér fik Papirfly store nordiske og globale virksomheder som kunder – bl.a. Elkjøp, Scandic Hotels, Rolls Royce og BP. I 2021 fusionerede virksomheden med BrandMaster og Meriworks, noget som øgede vækstraten yderligere.

– Nu begyndte det for alvor at blive sjovt. For tre år siden var Papirfly noget, vi kørte fra et kontor i Sandnes. Nu er tilværelsen vendt på hovedet, sagde grundlægger, Per Oldeide, i forbindelse med fusionen.

I dag har teknologivirksomheden snart 300 ansatte og har kontorer i otte lande. Størrelsen er vigtig. Det skaber tillid hos de allerstørste, potentielle kunder.

– Globale brands overlader ikke forvaltningen af deres brands til hvem som helst. De vil vide, at du er der for dem, ikke bare i morgen men også om fem eller ti år, siger Karl Fredrik Lund, CEO i Papirfly.
Helly Hansen er blandt de virksomheder, som benytter Papirflys software til at sikre, at deres brands er stabile.

Konstant på jagt efter nye folk

Væksten har betydet, at Papirfly hele tiden er på jagt efter nye talenter. Karl Wilhelm Klevan, som er ansvarlig for rekruttering og karriereopfølgning, sørger for, at nyansatte onboardes hver eneste måned. Med det høje tempo for nyansættelser fik Klevan brug for at effektivisere rekrutterings- og ansættelsesprocessen. På samme måde som store og små virksomheder har brug for struktur og systematik til at forvalte deres brands bedst muligt, har Papirfly selv brug for noget tilsvarende til at håndtere en stadig mere omfattende rekrutteringsproces.

– Etterhånden fik vi et stort behov for at erstatte regneark, dokumenter og samkøring via forskellige kommunikationskanaler med et ATS-system – en løsning, som håndterer jagten på nye talenter sammen med hele ansættelsesprocessen, fortæller Karl Wilhelm Klevan, HR & Talent Manager i Papirfly.

ATS er en forkortelse af Applicant Tracking System.

– Tidligere var de fleste oplysninger on ansøgere samlet i regneark. Det gav en række udfordringer i forbindelse med samarbejde på tværs af landegrænser, informationsdeling, datasikkerhed og personbeskyttelse. For os var det vigtigt hurtigt at få indført et systen, som kunne løse disse udfordringer. Samtidig skulle platformen være så enkel at bruge, så ledere og HR-ansvarlige i alle lande kunne tage løsningen i brug med minimal oplæring, fortsætter Klevan.

Papirfly overvejende to HR-løsninger og valgte svenske Teamtailor, fordi den skilte sig ud med sin intuitive opbygning og brugervenlighed.

– Det handler ikke bare om opgaverne for dem, der har ansvaret for rekruttering i Papirfly, men også om, at processen for jobsøgerne skal forenkles, fortæller Klevan.

Søger job via mobilen

– Der er en stigende tendens til, at det skal være lettere at søge et job. Og hvis det skal lykkes, har du brug for løsninger, som understøtter denne proces. Eksempelvis kommer helt op til 40 procent af vores jobansøgninger nu fra mobiltelefoner. I dag dropper de fleste selv jobansøgningen og søger i stedet bare med deres CV, siger Klevan.

– Har I ikke brug for en skriftlig jobansøgning?

– Vi har valgt at gøre det frivilligt, om man vil sende en skriftlig ansøgning. I visse tilfælde vil en skriftlig ansøgning vise et særligt engagement. For at effektivisere processen kan vi også tidligt i ansøgningsfasen stille ansøgeren spørgsmål, som afdækker, om ansøgeren opfylder specifikke krav for stillingen, svarer Klevan.

Han er også interesseret i, at alle ansøgere skal få besked om, hvor langt de er i processen, uanset om de bliver ansat i Papirfly eller ej. Udsendelse af beskeder sker automatisk via Teamtailor. Derudover opbevares CV'er i henhold til GDPR-reglerne og slettes fra systemet efter aftale med ansøgeren – automatisk.

– Dette er bare eksempler på, hvordan vi benytter systemet til at få en mere struktureret proces i forbindelse med ansættelser i hele Papirfly-gruppen, samtidig med at vi skaber en bedre oplevelse for alle, som ønsker at søge job hos os. Ved at benytte Teamtailor har vi desucen reduceret den tid, vi bruger på rekruttering, med mere end 40 procent, afslutter Klevan.

Sådan bruger Papirfly Teamtailor

Papirfly har reduceret den tid, der bruges på rekruttering, med mere end 40 procent ved at benytte Teamtailor. Her er nogen af de effekter, Papirfly har opnået ved at benytte Teamtailor:

1. Hele ansøgnings- og ansættelsesprocessen fra A til Å kan nu håndteres i ét system.
2. Papirfly har fået en bedre og mere ensartet rekrutteringsproces på tværs af organisation, afdelinger og lande.
3. Samkørslen er blevet forbedret. Personer og teams kan fx arbejde effektiv sammen med udvælgelse af kandidater på tværs af landegrænser/afdelinger. Man kan se, hvem der har gjort hvad. Det er også blevet let at genbruge stillingsbeskrivelser, arbejdsflow og processer fra ansættelser ét sted til en ny ansættelse et andet sted.
4. En karriereside betyder, at kandidater får et godt og korrekt førsteindtryk af Papirfly.
5. Det er blevet lettere at udarbejde og offentliggøre stillingsannoncer og at dele dem på eksterne platforme som LinkedIn og Finn.no.

Test Teamtailor, og få en demo her!