¿Qué es un ATS?
Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de tecnología de recursos humanos o sistema de gestión de candidatos para ayudar con sus esfuerzos de contratación y reclutamiento. Estos sistemas se conocen comúnmente como sistemas de seguimiento de candidatos o, para abreviar, ATS.
En nuestro artículo “¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?” explicamos que un ATS tiene varias funciones. En resumen, los sistemas de seguimiento de candidatos ayudan a las empresas a optimizar sus procesos de contratación, automatizando tareas manuales y mejorando la colaboración entre equipos y entre gerentes de contratación.
Desde las primeras entrevistas hasta la selección final de candidatos, un ATS puede automatizar todo el proceso de manejo de solicitudes de empleo, lo que resulta en una reducción significativa del trabajo manual. En otras palabras, los sistemas de seguimiento de candidatos facilitan a las empresas la gestión de grandes volúmenes de solicitudes, lo que permite a los equipos de contratación evaluar las solicitudes de forma objetiva y más organizada.
Los sistemas de seguimiento de candidatos también ayudan a los reclutadores a identificar rápidamente candidatos cualificados mediante el análisis de currículums. También facilitan la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo de contratación. Además, los sistemas de seguimiento de candidatos ayudan a estandarizar los procesos, lo que refuerza el cumplimiento de las normativas sobre contratación.
Beneficios de un ATS
Las principales razones por las que las empresas utilizan un Applicant Tracking System son simples: ahorrar tiempo, ahorrar dinero y brindar a los candidatos una experiencia positiva y atractiva. Desde empresas emergentes y PYMES hasta grandes corporaciones y multinacionales, los sistemas de seguimiento de candidatos brindan excelentes soluciones para compañías de todos los tamaños.
Los sistemas de seguimiento de candidatos pueden mejorar significativamente la eficiencia organizacional al automatizar la selección de currículums, reducir todo lo que hacemos de forma manual y acelerar la contratación. También pueden agilizar la colaboración entre los equipos de contratación, lo que resulta en un proceso de contratación más eficiente. Esta eficiencia, a su vez, conduce a una mejor experiencia del candidato, ya que las respuestas oportunas y las interacciones personalizadas causan una impresión positiva en los candidatos.
Por último, pero no menos importante, además de brindar una mejor experiencia a los candidatos y ayudar a las empresas a mejorar sus procesos de contratación, un ATS garantiza el cumplimiento normativo de las normas de contratación, minimizando el riesgo de problemas legales.
El 94% de los reclutadores y profesionales de contratación afirman que su ATS o software de reclutamiento y contratación ha tenido un impacto positivo en su proceso de selección.
¿Cómo funciona un ATS?
Los sistemas de seguimiento de candidatos ofrecen una variedad de funcionalidades para optimizar el proceso de contratación. En primer lugar, pueden automatizar las ofertas de empleo, publicarlas en diferentes portales de empleo y luego rastrear la afluencia de solicitudes. Luego, los currículums se analizan y organizan, lo que permite a los reclutadores buscar y filtrar fácilmente a los candidatos para identificar a los adecuados y reducir los costes en tu empresa.
En segundo lugar, con las funciones colaborativas disponibles, los miembros del equipo de contratación pueden comunicarse y alinearse entre sí durante todo el proceso. Las herramientas de automatización del software ayudan a agilizar los procesos en todas las etapas de la selección, desde la solicitud inicial hasta las entrevistas y, en última instancia, la decisión de contratación.
Las herramientas de generación de informes y análisis disponibles ofrecen a los usuarios información sobre las métricas de contratación, lo que permite a Recursos Humanos adaptar, ajustar y optimizar sus formas de trabajar. Para ver cómo puedes utilizar el análisis para reducir el tiempo de contratación, asegúrate de leer nuestro artículo sobre el uso de datos sobre reclutamiento.
¿Cómo puede ayudar un ATS a evaluar a los candidatos?
La selección de personal es un proceso complejo. El desafío consiste en encontrar a la persona adecuada para el puesto entre los muchos candidatos que se encuentran en proceso de selección. Una empresa que lo comprende bien es SATS, la cadena de gimnasios más grande de los países nórdicos. Fundada en 1995 en Noruega, SATS cuenta hoy con más de 275 clubes y 10,000 empleados en toda la región.
Actualmente, todos los gerentes de SATS utilizan su ATS con distintos grados de colaboración según el puesto que buscan cubrir. Al usar su ATS para evaluar candidatos, el equipo utiliza una función llamada "Job Match Score", que proporciona una mejor comprensión de qué candidatos se ajustan a las habilidades y características deseadas.
Johan Westberg, gerente de cultura y personas nórdicas de SATS, dice que una de las razones por las que eligieron a su proveedor de ATS, Teamtailor, se basó en sus características innovadoras e inteligentes, como los activadores automáticos y la contratación anónima, así como el acceso a datos y análisis. Para obtener más información sobre los beneficios de la contratación anónima, te recomendamos leer el artículo "Cómo fomentar la Diversidad, Igualdad e Inclusión en los procesos de selección".
“Nuestro ATS nos ha ayudado mucho en nuestras actividades diarias. Todo funciona sin problemas, sin problemas y de forma segura. Todas las tareas administrativas se ha vuelto mucho más fácil. Ahorramos mucho tiempo”. – Johan Westberg, Director de Cultura y Personas en SATS Nordics.
Los ATS desde la perspectiva del candidato
Según los resultados, el 60% de los solicitantes abandonaron una solicitud porque dijeron que era demasiado compleja o demasiado larga. Es más, el 70% de los solicitantes cree que una solicitud en línea debería constar de cinco pasos o menos; sólo el 40% de los empleadores piensa lo mismo.
El hecho es que los sistemas de seguimiento de candidatos no sólo facilitan la vida de los reclutadores y gerentes de contratación, sino que también mejoran la experiencia del candidato. Y en más de un sentido.
En primer lugar, con un ATS, solicitar un empleo no podría ser más sencillo. En muchos casos, los candidatos pueden simplemente cargar su CV, cartas de presentación y portafolio sin necesidad de iniciar sesión o crear una cuenta. También pueden conectar sus perfiles de LinkedIn. Después de unos pocos clics, ¡listo! Han enviado su solicitud.
Hoy en día, es esencial que los sistemas de seguimiento de candidatos sean compatibles con dispositivos móviles, para que puedan adaptarse a las preferencias de los solicitantes modernos. Una solicitud de empleo compatible con dispositivos móviles puede llegar a una audiencia más amplia, ya que no todos los candidatos tienen acceso a un ordenador todo en todo momento a tiempo completo, incluidos los trabajadores laborales y los trabajadores minoristas. De hecho, un estudio muestra que hacer que las solicitudes de empleo sean compatibles con dispositivos móviles aumenta el número de solicitantes en más del 11%.
Cómo un ATS puede mejorar la experiencia de los candidatos
Para los equipos de contratación, las funciones de automatización como el análisis de currículums (es decir, la organización y el análisis de currículums) no solo aceleran el proceso de selección de candidatos sino que también dan tiempo para aportar comentarios más personalizados, lo que, por supuesto, contribuye a una experiencia más positiva para los candidatos. La posibilidad de que los candidatos reserven sus propias entrevistas y reciban actualizaciones automáticas por correo electrónico sobre sus solicitudes también mejora la experiencia del candidato.
Además de optimizar el flujo de trabajo de contratación de los empleadores, los sistemas de seguimiento de candidatos tienen la capacidad de crear una experiencia positiva, transparente y centrada en el candidato, lo que resulta en una experiencia positiva incluso si no son elegidos, lo que, a su vez, impulsa la marca del empleador. Tener un buen seguimiento de los procesos de selección te ayudará a tener bajo control la comunicación que tienes con todos los candidatos, de tal forma que les darás la atención que se merecen.
Para saber más, no te pierdas nuestro artículo sobre la Experiencia del Candidato que hemos extraído de un webinar que hicimos junto con Jaime Puig, Top Voice de LinkedIn, creador de Inbound Recruiting Bootcamp y de los famosos HR Lovers Afterworks. En él comentamos que la experiencia de los candidatos y que solicitar un trabajo debería ser tan fácil como comprar algo en Amazon.
Qué buscar en un ATS
Al seleccionar un sistema de seguimiento de candidatos, es importante considerar si las características clave se alinean con las necesidades de tu empresa. Aunque existen muchos sistemas de seguimiento de candidatos en el mercado, los reclutadores y los usuarios coinciden en que es importante elegir uno que sea:
Fácil de usar y de implementar
El objetivo de un ATS es ayudarte a reducir el trabajo manual y optimizar tus procesos de selección. Por lo tanto, cualquier curva de aprendizaje debe ser mínima. La interfaz debe ser fácil de usar e intuitiva. Con el ATS adecuado, deberías poder incorporar gerentes de contratación con una capacitación mínima y comenzar a usar tu software de inmediato gracias a una fácil implementación e integración con otros sistemas.
Diseñado para aumentar la colaboración
Un ATS debería permitirte trabajar más estrechamente y de forma más eficiente entre equipos mediante la automatización de las tareas diarias. Las herramientas de colaboración son fundamentales para mejorar el trabajo en equipo entre los miembros del equipo de contratación. Funciones como comentarios colaborativos, notas compartidas de los candidatos y roles y permisos de los usuarios contribuyen a un proceso de contratación más transparente y eficiente.
Adaptable a tus necesidades
Un ATS debería funcionar para por y para ti, y no al revés. Por lo tanto, debe poder personalizarse según tu forma de trabajar preferida. Los usuarios deberían poder adaptar los flujos de trabajo, los campos y las funcionalidades de informes para que coincidan con sus procesos de contratación. La flexibilidad del ATS asegura que se adapta a las necesidades específicas de la organización a medida que cambian con el tiempo.
Personalizado y con un soporte para clientes real
Aunque algunas cosas se pueden subcontratar o simplificar con IA, la atención al cliente es un área que no debería hacerlo. Siempre que necesites ayuda, debes poder acceder a tu proveedor de ATS mediante chat, teléfono o correo electrónico. Además, es importante que la ayuda que recibas sea personalizada y proporcionada por una persona real. El servicio al cliente de una persona real es crucial para generar confianza y brindar una experiencia personalizada.
Centrado en el candidato
La experiencia del candidato se ve directamente afectada por un ATS. Un sistema de seguimiento de candidatos intuitivo y fácil de usar garantiza procesos de solicitud fluidos, actualizaciones oportunas y una comunicación transparente. Los candidatos no deberían tener que pasar por obstáculos para presentar una solicitud. Es probable que los requisitos de inicio de sesión y creación de cuentas disuadan a los candidatos de presentar su solicitud. El proceso de solicitud debe ser divertido y acercar al candidato a la empresa.
Escalable
Tu ATS debería poder crecer con tu empresa y sus necesidades de contratación sin comprometer el rendimiento. ¿Tu ATS ofrece usuarios ilimitados o está restringido a un número determinado? Además de garantizar eficiencia, rentabilidad y rendimiento óptimo a lo largo de sus procesos de contratación en evolución, un ATS escalable puede manejar un puñado de contrataciones o podría escalar para satisfacer necesidades de contratación de gran volumen.
Compatible con dispositivos móviles
En el dinámico entorno laboral actual y para satisfacer las necesidades de los candidatos, la compatibilidad móvil es fundamental. Los ATS aptos para dispositivos móviles o las aplicaciones móviles dedicadas brindan a los reclutadores flexibilidad y capacidad de respuesta mientras administran el proceso de contratación sobre la marcha.
Ofrece analíticas para mejorar tus contrataciones
La capacidad de analizar y reportar datos permite tomar decisiones informadas y con fundamentos. Un ATS sólido debería permitir la creación de informes sobre métricas clave como el tiempo de llenado, la efectividad de las fuentes y el estado de la cartera de candidatos. Con las analíticas, las empresas pueden perfeccionar y optimizar continuamente sus estrategias de contratación.
Seguro y conforme a la normativa
Es fundamental elegir un ATS que cumpla con las normas de protección de datos y procese todos los datos personales de conformidad con las leyes aplicables. Cumplir con las regulaciones garantiza la salvaguardia de la información confidencial de los candidatos, mitiga los riesgos legales y genera confianza.
Importación de datos
Pasar de un sistema a otro a menudo requiere transferir información de los candidatos del sistema antiguo al nuevo. Los sistemas de seguimiento de candidatos deberían facilitar a los usuarios la importación de estos datos y sin grandes retrasos.
Qué tener en cuenta a la hora de implementar un ATS
La facilidad de implementación es un factor crítico a la hora de elegir un sistema de seguimiento de candidatos. La implementación afecta directamente la rapidez con la que una empresa puede cosechar los beneficios del sistema. Una implementación fluida garantiza una interrupción mínima de las actividades de contratación y da como resultado un retorno de la inversión más rápido.
Los principales sistemas de seguimiento de candidatos pueden integrarse perfectamente con otros sistemas de recursos humanos, incluida la nómina, para crear una función de recursos humanos más integral. De hecho, también es importante que tu ATS pueda publicar ofertas. No solo en tu propia página de empleo, sino en los principales portales de empleo, para dar la mayor visibilidad a tus ofertas.
Seleccionar un ATS con una interfaz fácil de usar y una configuración intuitiva es extremadamente importante. Al reducir la curva de aprendizaje, los administradores y reclutadores pueden navegar por el sistema de manera más eficiente.
Cómo implementar un ATS
La implementación efectiva de un ATS requiere una planificación exhaustiva y una comunicación clara. Establece un equipo de implementación multifuncional que incluye recursos humanos, TI y partes clave interesadas. Plantea objetivos, cronogramas e hitos claros para el proceso de implementación. Los objetivos deben comunicarse a todas las partes relevantes para crear comprensión y cumplir con las expectativas.
La migración de datos es un aspecto crítico de la implementación. Es importante garantizar que los datos existentes se puedan transferir sin problemas al nuevo sistema, como la información de los candidatos y las solicitudes de empleo. Para garantizar la integridad de los datos en el ATS, realiza una limpieza exhaustiva de los datos para eliminar las redundancias e imprecisiones de los datos.
Otro elemento clave es la personalización. Configura tu ATS para que coincida con los procesos de contratación de tu empresa. El proceso puede incluir la configuración de flujos de trabajo, el diseño de campos personalizados y la configuración de roles de usuario específicos. Al alinear el sistema con los procesos existentes, el ATS se convierte en una parte más natural e integrada del flujo de trabajo de tu empresa.
El uso de la IA en los ATS
Donde quiera que mires, todo el mundo habla de inteligencia artificial (IA). Y por una buena razón. En los últimos años, la IA ha transformado nuestra vida personal y profesional. Desde la atención sanitaria hasta las finanzas, la fabricación y la educación, cada vez más empresas utilizan la IA para optimizar procesos y tomar mejores decisiones. El mundo del reclutamiento también está siendo revolucionado por la inteligencia artificial.
Las preocupaciones actuales sobre el uso ético de la inteligencia artificial subrayan la importancia de fomentar una relación armoniosa entre la inteligencia artificial y la creatividad humana. Tenemos la oportunidad de ver y utilizar la IA como facilitador para una vida más eficiente y enriquecida. La IA nos permite centrarnos en nuestras capacidades humanas únicas, como la resolución de problemas, la creatividad y la innovación.
Un estudio reciente de 100 profesionales de recursos humanos, reclutamiento y talento reveló que el 78% de los profesionales de recursos humanos encuestados utilizan actualmente IA en el proceso de reclutamiento de su organización o tienen planes de hacerlo en el futuro cercano. Para ver más estadísticas y hallazgos del estudio, descarga la Guía sobre el futuro del reclutamiento.
Cómo se usa la IA en el reclutamiento
En el mundo de la contratación actual, podemos ver que se utiliza la IA para automatizar la selección de currículums, emparejar candidatos y optimizar los flujos de trabajo, lo que resulta en una mayor eficiencia y una mejor toma de decisiones. Una de las ventajas significativas de la IA en el reclutamiento es su potencial para eliminar prejuicios y fomentar la diversidad.
Se preguntó a los participantes de un estudio sobre profesionales de la contratación dónde planeaban utilizar la IA en sus procesos de contratación.
El 55% de los encuestados dijo que usaría IA para redactar preguntas de entrevistas, el 53% dijo que resumiría CV, el 51% dijo que redactaría correos electrónicos, el 50% dijo que redactaría descripciones de trabajo y el 45% dijo que resumiría entrevistas/reuniones. Es más, el 70 % de los profesionales de recursos humanos cree que aún se puede ser personal mientras se utiliza la IA.
Esto refleja la idea de que puede servir como una poderosa herramienta para mejorar la eficiencia y ahorrar tiempo, sin restar nada al proceso de contratación en sí.
Utilizar IA para ayudar en el reclutamiento
El año pasado, Teamtailor lanzó la función de IA generativa, Co-pilot, que está disponible en el ATS de Teamtailor. Co-pilot utiliza OpenAI, la misma API sobre la que se basa ChatGPT. Co-pilot se compone de varias herramientas de IA complementarias, cada una diseñada para simplificar las diferentes etapas del reclutamiento. Desde generar ofertas de empleo y descripciones de puestos, resumir currículums y completar la información en tarjetas de candidatos hasta generar correspondencia, transcribir entrevistas en video de candidatos y crear publicaciones de blog, Co-pilot ayuda a los reclutadores en sus procesos.
La IA pronto se convertirá en un estándar para los sistemas de seguimiento de candidatos. A medida que adoptemos esta evolución tanto en la tecnología como en la contratación, veremos una mayor eficiencia, procesos optimizados, toma de decisiones avanzada y una oportunidad de centrarnos en lo que nos hace humanos, incluido el pensamiento creativo, la inteligencia emocional, las relaciones y la resolución de problemas complejos.
Tendencias futuras en Sistemas de seguimientos de candidatos
Varias tendencias emergentes están preparadas para dar forma al futuro de los sistemas de seguimiento de candidatos. Éstas incluyen
Aún más uso de la IA
La inteligencia artificial ha llegado para quedarse y su uso no hará más que crecer. La IA puede ayudar a los equipos de adquisición y contratación de talento a agilizar y mejorar tu contratación. La automatización de tareas tediosas, como la selección de currículums y la búsqueda de candidatos, hace que el proceso de contratación sea más eficiente. Según una fuente, el 67% de los profesionales de recursos humanos cree que la IA beneficiará y tendrá un impacto positivo en el proceso de contratación.
Mejora la experiencia del candidato:
A medida que la IA crece, los sistemas de seguimiento de candidatos se centrarán en los candidatos. Una experiencia positiva del candidato atrae al mejor talento e impacta positivamente en la marca empleadora. Verás el uso de chatbots para comunicación instantánea, procesos de aplicaciones optimizados para dispositivos móviles, actualizaciones automatizadas y una mayor personalización.
Funcionalidades para la Diversidad e Inclusión:
Un creciente énfasis en la diversidad y la inclusión exige características de contratación imparciales en los sistemas de seguimiento de candidatos. Esto incluye herramientas para anonimizar currículums, eliminar prejuicios inconscientes y promover diversos grupos de candidatos. Para obtener más información sobre cómo fomentar la D&I en los procesos de selección, no te piedras este artículo escrito por Andrea Castrillo, ex-HR Generalist en Freeda España.
Integración con herramientas de colaboración
También aumentará la integración perfecta con herramientas de colaboración y plataformas de comunicación. Las integraciones de ATS permiten a los equipos de contratación comunicarse, compartir comentarios y colaborar dentro del sistema y, a su vez, agilizar el proceso de contratación. Según un informe, el 88% de los profesionales de recursos humanos están de acuerdo en que la colaboración basada en datos mejorará el rendimiento empresarial.
Soporte de contratación remota:
Dado que el trabajo remoto es cada vez más frecuente, tu ATS deberá adaptarse proporcionando funciones de contratación remota. Esto incluye la necesidad de capacidades de entrevista virtual, herramientas de incorporación digital y funciones de colaboración remota.
El futuro en un resumen
Los sistemas de seguimiento de candidatos ya han remodelado el reclutamiento moderno y seguirán evolucionando a medida que evolucionen las necesidades de los candidatos y los reclutadores. El futuro estará definido por la integración de la IA, las experiencias mejoradas de los candidatos, el análisis de datos, la optimización móvil y la diversidad. Estas tendencias ayudarán a las empresas a ser más eficientes, atractivas y competitivas.
FAQs sobre los Applicant Tracking Systems
Resumen
Como hemos destacado y analizado a lo largo de esta guía, los sistemas de seguimiento de candidatos se han vuelto esenciales para la contratación moderna. Su escalabilidad y personalización les permiten adaptarse a las necesidades cambiantes de los profesionales de RRHH. Después de todo, la adquisición de talento es un proceso complejo y un ATS desempeña un papel fundamental en la configuración de la eficiencia y la competitividad de la organización.
Un ATS centrado en el candidato que utilice tecnología de vanguardia, incluida la inteligencia artificial, brinde soporte personalizado y agregue continuamente nuevas funciones e integraciones es esencial para navegar en el cambiante panorama de la fuerza laboral.
¡Brindemos por el éxito de tu reclutamiento!
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