Qu’est-ce qu’un ATS ?
Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent une forme de technologie RH ou une solution de gestion des candidats pour les aider dans leurs efforts de recrutement. Ces outils sont communément appelés solutions de gestion des candidatures, ou ATS.
Dans notre article “Qu’est-ce qu’un ATS ?”, nous expliquons qu’un ATS dispose de plusieurs fonctions. En résumé, les solutions de gestion des candidatures aident les entreprises à optimiser leurs processus de recrutement en automatisant les tâches manuelles et en améliorant la collaboration entre les équipes et responsables du recrutement.
De la candidature à la sélection finale des candidats, une solution de gestion des candidatures peut automatiser l'ensemble du processus de traitement des candidatures, ce qui se traduit par une réduction significative du travail manuel. En d'autres termes, les solutions de gestion des candidatures permettent aux entreprises de gérer plus facilement d'importants volumes de candidatures, ce qui permet aux équipes de recrutement d'évaluer les candidatures de manière objective et mieux organisée.
Les solutions de gestions des candidatures aident également les recruteurs à identifier rapidement les candidats qualifiés en analysant les CV. Ils facilitent également la collaboration et la communication entre les membres de l'équipe de recrutement. En outre, les solutions de gestion des candidatures aident à standardiser les processus, ce qui renforce la conformité avec les réglementations en matière d'embauche.
Les avantages d’un ATS
Les principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent un ATS sont simples : pour gagner du temps, économiser de l’argent et offrir aux candidats une expérience positive et engageante. Des start-ups et PME aux groupes et multinationales, les solutions de gestion des candidatures offrent des solutions intéressantes aux entreprises de toutes tailles.
Les solutions de gestion des candidatures peuvent améliorer considérablement l'efficacité organisationnelle en automatisant la sélection des CV, en réduisant le travail manuel et en accélérant l'embauche. Elles peuvent également optimiser la collaboration entre les équipes de recrutement, ce qui se traduit par un processus de recrutement plus efficace. Cette efficacité se traduit à son tour par une meilleure expérience pour les candidats, car des réponses rapides et des interactions personnalisées font une impression positive sur les candidats.
Enfin, en plus d'offrir une meilleure expérience aux candidats et d'aider les entreprises à améliorer leurs processus de recrutement, un ATS garantit la conformité aux réglementations en matière d'embauche, minimisant ainsi le risque de problèmes juridiques.
94% des professionnels du recrutement affirment que leur ATS ou solution de recrutement a impacté positivement leurs processus de recrutement.
Comment fonctionnent les ATS ?
Les solutions de gestion des candidatures offrent de nombreuses fonctionnalités permettant d'optimiser le processus d'embauche. Tout d'abord, elles peuvent automatiser les offres d'emploi, les publier sur différents sites d'emploi et suivre l'afflux de candidatures. Les CV sont ensuite analysés et organisés, ce qui permet aux recruteurs de rechercher et de filtrer facilement les candidats afin d'identifier les bons candidats et de réduire les coûts de votre entreprise.
Ensuite, grâce aux fonctionnalités de collaboration disponibles, les membres de l'équipe de recrutement peuvent communiquer et s'aligner les uns sur les autres tout au long du processus. Les outils d'automatisation du logiciel permettent d’optimiser les processus à chaque étape du recrutement, de la candidature initiale aux entretiens et, enfin, à la décision d'embauche.
Les outils de reporting et d'analyse offrent aux utilisateurs un aperçu des métriques de recrutement, ce qui permet aux RH d'adapter, d'affiner et d'optimiser leurs méthodes de travail.
Comment un ATS peut-il aider à évaluer les candidats ?
Le recrutement est un processus complexe. Le défi consiste à trouver la bonne personne pour le poste parmi les nombreux candidats talentueux en attente. Une entreprise qui l'a bien compris est SATS, la plus grande chaîne de centres de remise en forme des pays nordiques. Fondée en 1995 en Norvège, SATS compte aujourd'hui plus de 275 clubs et 10 000 employés en Scandinavie.
Aujourd'hui, tous les responsables de SATS utilisent leur ATS avec différents degrés de collaboration en fonction du poste qu'ils cherchent à pourvoir. Pour évaluer les candidats, l'équipe utilise une fonction appelée Score de compatibilité avec l’offre (Job Match Score), qui permet de mieux comprendre quels candidats correspondent aux compétences et aux traits de caractère souhaités.
Johan Westberg, Nordic Culture and People Manager chez SATS, explique qu’une des raisons pour lesquelles ils ont choisi TeamTailor était basée sur ses fonctionnalités intelligentes et innovantes, telles que les déclencheurs automatiques et l’anonymisation des candidatures, ainsi que l’accès aux données et aux analyses.
“Notre ATS nous a beaucoup aidé dans nos activités quotidiennes. Tout se déroule sans heurts et de manière transparente, en toute sécurité. L'ensemble de l'administration du back-office est devenu tellement plus facile. Nous avons gagné beaucoup de temps.” – Johan Westberg, Nordic Culture and People Manager chez SATS
Les ATS vus par les candidats
Selon les résultats de l'enquête (en anglais), 60 % des candidats abandonnent une candidature parce qu'elle est trop complexe ou trop longue. De plus, 70 % des candidats estiment qu'une candidature en ligne devrait comporter cinq étapes ou moins, alors que seulement 40 % des employeurs sont du même avis.
Le fait est que les solutions de gestion des candidatures ne facilitent pas seulement la vie des recruteurs et des hiring managers, elles améliorent également l'expérience candidat. Et ce, à plus d'un titre.
Avant tout, avec un ATS, postuler à un emploi ne pourrait être plus facile. Dans de nombreux cas, les candidats peuvent simplement télécharger leur CV, leur lettre de motivation et leur portfolio sans avoir besoin de se connecter ou de créer un compte. Au lieu de cela, ils peuvent connecter leur profil LinkedIn. En quelques clics, voilà ! Ils ont soumis leur candidature.
Aujourd'hui, il est essentiel que les solutions de gestion des candidatures soient adaptées aux mobiles, afin qu'elles puissent répondre aux préférences des candidats modernes. Une candidature adaptée aux mobiles peut toucher un public plus large, car tous les candidats n'ont pas accès à un ordinateur en permanence, y compris les ouvriers et les employés du commerce de détail. En fait, une étude américaine montre que le fait de rendre les demandes d'emploi adaptées aux mobiles augmente le nombre de candidats de plus de 11 %.
Comment un ATS peut améliorer l’expérience candidat
Pour les équipes de recrutement, les fonctions d'automatisation telles que l'analyse des CV (c'est-à-dire l'organisation et l'analyse des CV) accélèrent non seulement le processus de sélection des candidats, mais permettent également de fournir un feedback plus personnalisé, ce qui, bien entendu, contribue à une expérience plus positive pour les candidats. La possibilité pour les candidats de réserver leurs propres entretiens et de recevoir des mises à jour automatisées par e-mail concernant leurs candidatures améliore également l'expérience des candidats.
En plus d'optimiser le workflow des employeurs en matière de recrutement, les solutions de gestion des candidatures ont la capacité de créer une expérience transparente et centrée sur le candidat, ce qui se traduit par une expérience positive même si le candidat n'est pas choisi. Cela renforce la marque de l'employeur par la même occasion.
Ce qu’il faut rechercher dans un ATS
Au moment de choisir une solution de gestion des candidatures, il est important de se demander si les principales fonctionnalités correspondent aux besoins de votre entreprise. Bien qu'il existe de nombreux ATS sur le marché, les recruteurs et les utilisateurs s'accordent à dire qu'il est important d'en choisir un qui soit :
Facile à utiliser et à mettre en place
Tout l'intérêt d'un ATS réside dans le fait qu'il vous aide à réduire le travail manuel et à optimiser votre recrutement. La courbe d'apprentissage doit donc être minimale. L'interface doit être facile à utiliser et intuitive. Avec le bon ATS, vous devriez être en mesure d'intégrer les managers recruteurs avec un minimum de formation et de commencer à utiliser votre logiciel immédiatement grâce à une mise en œuvre facile et à l'intégration avec d'autres solutions.
Conçu pour renforcer la collaboration
Un ATS doit vous permettre de travailler plus étroitement et plus efficacement au sein des équipes grâce à l'automatisation des tâches quotidiennes. Les outils de collaboration sont essentiels pour améliorer le travail d'équipe entre les membres de l'équipe de recrutement. Des fonctionnalités telles que le feedback collaboratif, les notes partagées sur les candidats, les rôles et les autorisations des utilisateurs contribuent à un processus d'embauche plus transparent et plus efficace.
Adapté à vos besoins
Un ATS doit travailler pour vous, et non l'inverse. Il doit donc être personnalisable en fonction de vos méthodes de travail. Les utilisateurs doivent pouvoir adapter les workflows, les champs et les fonctionnalités de reporting à leurs processus de recrutement. La flexibilité de l'ATS garantit qu'il s'adapte aux besoins spécifiques de l'organisation au fur et à mesure qu'ils évoluent dans le temps.
Personnalisé avec un vrai support client
Si certaines choses peuvent être externalisées ou simplifiées grâce à l'IA, le support client est un domaine qui ne devrait pas l'être. Lorsque vous avez besoin d'aide, votre ATS doit être accessible par chat, par téléphone ou par e-mail. En outre, il est important que l'aide que vous recevez soit personnalisée et fournie par une personne réelle. Un support client assuré par une personne réelle est essentiel pour instaurer la confiance et offrir une expérience personnalisée.
Centré sur les candidats
L'expérience candidat est directement influencée par une solution de gestion des candidatures. Un ATS convivial et intuitif garantit des processus de candidature fluides, des mises à jour opportunes et une communication transparente. Les candidats ne devraient pas avoir à faire des pieds et des mains pour postuler. Les exigences en matière de connexion et de création de compte sont susceptibles de dissuader les candidats de postuler. Le processus de candidature doit être amusant et rapprocher le candidat de l'entreprise.
Scalable
Votre ATS doit pouvoir évoluer avec votre entreprise et vos besoins en matière de recrutement sans compromettre ses performances. Votre ATS offre-t-il un nombre illimité d'utilisateurs ou est-il limité à un certain nombre ? En plus de garantir l'efficacité, la rentabilité et des performances optimales tout au long de vos processus de recrutement en constante évolution, une solution de gestion des candidatures évolutive peut gérer une poignée d'embauches ou s'adapter pour répondre à des besoins de recrutement à plus grand volume.
Compatible avec les mobiles
Dans l'environnement de travail dynamique actuel et pour satisfaire les besoins des candidats, la compatibilité mobile est essentielle. Les ATS adaptés aux mobiles ou les applications mobiles dédiées offrent aux recruteurs flexibilité et réactivité tout en ayant la possibilité de gérer le processus d'embauche en déplacement.
Propose des statistiques pour améliorer vos recrutements
La capacité d'analyser les données et d'établir des rapports permet de prendre des décisions fondées sur des données. Une solution de gestion des candidatures robuste doit permettre la création de rapports sur des indicateurs clés tels que le temps de remplissage, l'efficacité des sources et l'état du vivier de candidats. Grâce à l'analyse, les entreprises peuvent continuellement affiner et optimiser leurs stratégies de recrutement.
Sécurisé et conforme
Il est essentiel de choisir un ATS qui respecte les règles de protection des données et traite toutes les données personnelles conformément aux lois en vigueur. Le respect de la réglementation garantit la protection des informations sensibles sur les candidats, atténue les risques juridiques et renforce la confiance.
Import de données
Le passage d'un outil à un autre nécessite souvent le transfert des informations relatives aux candidats de l'ancien vers le nouveau. Les solutions de gestion des candidatures doivent permettre aux utilisateurs d'importer ces données facilement et sans délai.
Ce qu'il faut prendre en compte lors de la mise en place d'un ATS
La facilité de mise en œuvre est un facteur essentiel dans le choix d'une solution de gestion des candidatures. L’implémentation a un impact direct sur la rapidité avec laquelle une entreprise peut récolter les fruits de l’outil. Une mise en œuvre sans heurts garantit une perturbation minimale des activités de recrutement et se traduit par un retour sur investissement plus rapide.
Les principales solutions de gestion des candidatures peuvent s'intégrer de manière transparente à d'autres systèmes RH, y compris le système de paie, afin de créer une fonction RH plus holistique.
Il est extrêmement important de choisir un ATS doté d'une interface facile à utiliser avec une configuration intuitive. En réduisant la courbe d'apprentissage, les administrateurs et les recruteurs peuvent explorer l’outil plus efficacement.
Comment mettre en place un ATS
La mise en place efficace d'un ATS nécessite une planification minutieuse et une communication claire. Constituez une équipe de mise en œuvre interfonctionnelle comprenant les RH, l'informatique et les principales parties prenantes. Fixez des objectifs, des échéances et des jalons clairs pour le processus de mise en œuvre. Les objectifs doivent être communiqués à toutes les parties prenantes afin de favoriser la compréhension et de répondre aux attentes.
La migration des données est un aspect essentiel de la mise en œuvre. Il est important de s'assurer que les données existantes, telles que les informations sur les candidats et les demandes d'emploi, peuvent être transférées de manière transparente vers le nouvel outil. Pour garantir l'intégrité des données dans le ATS, il convient de procéder à un nettoyage complet des données afin d'éliminer les redondances et les inexactitudes.
Un autre élément clé est la personnalisation. Configurez votre ATS pour qu'il corresponde aux processus de recrutement de votre entreprise. Il peut s'agir de configurer les workflows, de concevoir des champs personnalisés et de définir des rôles d'utilisateur spécifiques. En alignant le système sur les processus existants, l'ATS devient une partie plus naturelle et intégrée du travail de votre entreprise.
L’utilisation de l’IA dans les ATS
Où que l'on soit, tout le monde parle d'intelligence artificielle (IA). Et ce n'est pas sans raison. Ces dernières années, l'IA a remodelé nos vies personnelles et professionnelles. De la santé à la finance en passant par la production et l'éducation, de plus en plus d'entreprises utilisent l'IA pour optimiser les processus et prendre de meilleures décisions. Le monde du recrutement est également révolutionné par l'intelligence artificielle.
Les préoccupations actuelles concernant l'utilisation éthique de l'intelligence artificielle soulignent l'importance de favoriser une relation harmonieuse entre l'intelligence artificielle et la créativité humaine. Nous avons la possibilité de considérer et d'utiliser l'IA comme un facilitateur d'une vie plus efficace et plus riche. L'IA nous permet de nous concentrer sur nos capacités humaines uniques, telles que la résolution de problèmes, la créativité et l'innovation.
Une récente étude menée auprès de 100 professionnels du recrutement a révélé que 78 % des professionnels RH interrogés utilisent actuellement l'IA dans le processus de recrutement de leur organisation ou prévoient de le faire dans un avenir proche. Pour consulter d'autres statistiques et conclusions de l'étude, téléchargez le Guide de l'avenir du recrutement.
Comment l’IA est utilisée dans le recrutement
Dans le monde actuel du recrutement, nous pouvons voir que l'IA est utilisée pour automatiser la sélection des CV, faire correspondre les candidats et optimiser les workflows, ce qui se traduit par une plus grande efficacité et une amélioration de la prise de décision. L'un des principaux avantages de l'IA dans le domaine du recrutement est qu'elle permet d'éliminer les préjugés et de favoriser la diversité. Pour en savoir plus, lisez l'article The Future of Hiring with AI and ChatGPT.
Les participants à une étude sur les professionnels du recrutement ont été interrogés sur l'utilisation qu'ils prévoyaient de faire de l'IA dans leurs processus de recrutement.
55 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles utiliseraient l'IA pour rédiger des questions d'entretien, 53 % pour résumer des CV, 51 % pour rédiger des e-mails, 50 % pour rédiger des descriptions de postes et 45 % pour résumer des entretiens/réunions. En outre, 70 % des professionnels des ressources humaines estiment que l'IA peut encore être utilisée à des fins personnelles.
Cela reflète bien l'idée que l’IA peut servir d'outil puissant pour améliorer l'efficacité et gagner du temps, sans rien enlever au processus de recrutement en lui-même.
L’IA au service du recrutement
L'année dernière, Teamtailor a lancé la fonction d'IA générative, Co-pilot, qui est disponible dans l'ATS de Teamtailor. Co-pilot utilise OpenAI, la même API que ChatGPT. Co-pilot se compose de plusieurs outils d'IA complémentaires, chacun conçu pour simplifier les différentes étapes du recrutement. Qu'il s'agisse de générer des offres d'emploi et des descriptions de poste, de résumer des CV et d'intégrer les informations dans des fiches de candidats, de générer de la correspondance, de retranscrire des entretiens vidéo avec des candidats ou de créer des articles de blog, Co-pilot assiste les recruteurs dans leurs processus.
L'IA deviendra bientôt la norme pour les solutions de gestion des candidatures. En adoptant cette évolution de la technologie et du recrutement, nous constaterons une efficacité accrue, des processus optimisés, une prise de décision améliorée et la possibilité de nous concentrer sur ce qui fait de nous des êtres humains, notamment la pensée créative, l'intelligence émotionnelle, les relations et la résolution de problèmes complexes.
Tendances à venir pour les ATS
Un certain nombre de tendances émergentes sont sur le point de façonner l'avenir des solutions de gestion des candidatures. Il s'agit notamment de :
Encore plus d’IA
L'intelligence artificielle est là pour rester, et son utilisation ne fera que croître. L'IA peut aider les équipes chargées de l'acquisition des talents à optimiser et à améliorer leur recrutement. L'automatisation des tâches fastidieuses, telles que la sélection des CV et la correspondance des candidats, rend le processus d'embauche plus efficace. Selon une source (en anglais), 67 % des professionnels des RH pensent que l'IA aura un impact positif sur le processus de recrutement.
Une expérience candidat améliorée
Avec le développement de l'IA, les solutions de gestion des candidatures deviendront centrées sur le candidat. Une expérience positive des candidats attire les meilleurs talents et a un impact positif sur la marque de l'employeur. Attendez-vous à voir se développer l'utilisation de chatbots pour une communication instantanée, des processus de candidature optimisés pour les mobiles, des mises à jour automatisées et une plus grande personnalisation.
Des fonctionnalités de diversité et d’inclusion
L'importance croissante accordée à la diversité et à l'inclusion exige que les solutions de gestion des candidatures intègrent des fonctions de recrutement impartiales. Il s'agit notamment d'outils permettant d'anonymiser les CV, d'éliminer les biais inconscients et de promouvoir des viviers de candidats diversifiés. Pour en savoir plus sur les défis posés par les préjugés et la DE&I, ne manquez pas "The Diversity Dilemma : True Inclusion or Statistical Illusion" (Le dilemme de la diversité : véritable inclusion ou illusion statistique), par Dhevesh Mewawalla, Responsable du Royaume-Uni et de l'expansion internationale chez Alva Labs.
Des intégrations avec des outils collaboratifs
L'intégration transparente avec les outils de collaboration et les plateformes de communication va également se développer. L'intégration des ATS permet aux équipes de recrutement de communiquer, de partager des informations et de collaborer au sein de l’outil et, par conséquent, d’optimiser le processus de recrutement. Selon un rapport (en anglais), 88 % des professionnels RH reconnaissent que la collaboration fondée sur les données améliorera les performances de l'entreprise.
Aide à l’embauche à distance
Le télétravail étant de plus en plus répandu, les ATS devront s'y adapter en proposant des fonctions d'embauche à distance. Il faudra notamment prévoir des fonctionnalités d'entretien virtuel, des outils d'intégration en ligne et de collaboration à distance.
L’avenir en résumé
Les solutions de gestion des candidatures ont déjà remodelé le recrutement moderne et continueront d'évoluer en fonction des besoins des candidats et des recruteurs. L'avenir sera défini par l'intégration de l'IA, l'amélioration de l'expérience candidat, l'analyse des données, l'optimisation mobile et la diversité. Ces tendances aideront les entreprises à devenir plus efficaces, plus attractives et plus compétitives.
FAQ autour des ATS
Résumé
Comme nous l'avons souligné et discuté tout au long de ce guide, les solutions de gestion des candidatures sont devenues essentielles au recrutement moderne. Leur évolutivité et leur personnalisation leur permettent de s'adapter à l'évolution des besoins des professionnels des ressources humaines. Après tout, l'acquisition de talents est un processus complexe, et un ATS joue un rôle essentiel dans l'efficacité et la compétitivité de l'organisation.
Un ATS centré sur le candidat qui utilise une technologie de pointe, y compris l'IA, fournit un soutien personnalisé et ajoute continuellement de nouvelles fonctionnalités et intégrations est essentiel pour naviguer dans le paysage changeant des recrutements.
À votre réussite dans vos recrutements !
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