Fouten die bedrijven maken bij het onboarden en hoe je ze kunt voorkomen

Je hebt net je droomkandidaat aangenomen (hoera!) en nu volgt iets wat zomaar kan, maar zeker niet mag gebeuren: de gevreesde fouten bij onboarding. Je kunt veel over een bedrijf leren door te kijken hoe het zijn nieuwe medewerkers inwerkt. Onboarding gaat niet alleen over het uitdragen van je bedrijfscultuur, het is in feite een van de belangrijkste elementen die de cultuur tot stand brengen. 

Doe je het verkeerd, dan voelen je nieuwe medewerkers zich waarschijnlijk minder betrokken, duurt het langer voor ze zich op hun gemak voelen in hun nieuwe functie en vertrekken ze eerder. Maar als je het goed doet, is het pure ✨magie✨. Je nieuwe medewerker zal zich meer thuisvoelen binnen het bedrijf, sneller volledig productief zijn, de bedrijfsdoelstellingen begrijpen en onderschrijven en langer blijven. 

Onboarding is een cruciaal proces binnen HR en het bepaalt of je al dan niet een geweldige medewerkerservaring biedt en een succesvol bedrijf kunt runnen. Uit onderzoek blijkt dat 15% van de nieuwe medewerkers binnen de eerste zes maanden afhaakt. De belangrijkste reden daarvoor blijkt het ontbreken van een goede onboarding te zijn.

Ga er maar goed voor zitten en lees onze voorbeelden van onboardingfouten die bedrijven maken en hoe je die kunt vermijden. 

Het ontbreken van pre-boarding

Veel bedrijven willen gewoon de nieuwe medewerker aannemen zodat ze deze taak van hun lijst kunnen afvinken, maar daarmee begaan ze hun eerste fout. Weinig bedrijven hebben een pre-boardingproces waarbij de nieuwe medewerkers alles leren over het bedrijfsbeleid, de werkomgeving en de dienst of het product. Bij Teamtailor (en we adviseren om het ook te doen!) sturen we een welkomstpakket naar de nieuwe medewerker. Dit moet erin zitten:

• Een korte tekst over de dienst of het product dat je aanbiedt
• Een medewerkershandboek
• Een link naar webinars of trainingen over het gebruik van de tools die je bedrijf dagelijks gebruikt (bijv. Hubspot, Planhat, Slack etc)
• Een organigram, zodat de nieuwe medewerker weet wie wat doet
• Een gids over het bedrijfsbeleid 
• Een lijst van de teamleden met wie de nieuwe medewerker het nauwst zal samenwerken
• En merchandise, iedereen houdt van merchandise. Niet alleen daarom, maar het is ook ideaal om een nieuwe functie bekend te maken op LinkedIn. 

Een ongestructureerd onboarding-programma

Structuur klinkt misschien saai, maar neem van ons aan dat het je zal helpen bij je onboardingproces. We zullen hier later dieper op ingaan, maar je checklist voor onboarding moet het volgende omvatten:

• Begin onboarding: deel relevante informatie om je nieuwe medewerker de eerste dagen op weg te helpen.
• Onboarding nieuwe medewerkers: welkomstpakket, teamlunch, uitnodiging voor periodieke meetings, uitnodiging voor chatgroepen enz.
• Eerste week: plan koffiegesprekken met collega's en geef je nieuwe medewerker een takenlijst (bijv. wat te downloaden naar de computer enz.).

Zorg ervoor dat je nieuwe medewerker op de eerste dag alles heeft wat hij of zij nodig heeft. Daarmee bedoelen we zaken als technische voorzieningen, sleutels en labels enz.

Onduidelijke doelstellingen en verwachtingen

De nieuwe medewerker zijn is altijd moeilijk, en een gebrek aan wederzijdse communicatie maakt het nog lastiger. Als nieuwe medewerkers niet weten bij wie ze terecht kunnen met vragen, gaan ze waarschijnlijk twijfelen aan hun prestaties en capaciteiten. Onduidelijke doelen en verwachtingen kunnen leiden tot onnodige onrust, en daarom is een goed onboardingproces essentieel. Nieuwe medewerkers hebben ongeveer zes maanden nodig om hun werk in een nieuw bedrijf onder de knie te krijgen. Tip: het is veel makkelijker om je voor te stellen hoe je doelen kunt bereiken, als ze worden opgesplitst in kleinere taken. Je nieuwe medewerker kan bijvoorbeeld tot taak krijgen een dashboard te lezen en te begrijpen. 

Gebrek aan goede feedback en ondersteuning

Feedback is meer dan alleen "negatieve feedback" of "kritiek" (wij noemen het liever opbouwende feedback) bij het maken van fouten. Het is belangrijk om ook opbouwende en positieve feedback te geven en goede resultaten te waarderen. Probeer ervoor te zorgen dat 80% van de feedback gaat over de goede dingen die je nieuwe medewerkers hebben bereikt en 20% over de ontwikkeling van hun vaardigheden. Feedback moet ook van twee kanten komen, dus vergeet niet om je nieuwe medewerker de ruimte te geven om feedback te geven aan managers. Maar goede feedback geven is moeilijk, dus hier volgen enkele tips over hoe je dat doet. 

• Verzamel feedback door anonieme enquêtes te versturen
• Analyseer feedback met je managementteam en HR
• Reageer op (en benut!) de verzamelde feedback door veranderingen of compromissen door te voeren
• Volg feedback op om je medewerkers te laten merken dat je ze serieus neemt en waardeert

Niet de juiste tools en hulpmiddelen aanbieden

Denk terug aan je eerste dag bij een vorige baan (of je huidige baan). Kwam je er bij aankomst achter dat je werkplek niet klaar was? Of dat de software en tools die je nodig hebt niet beschikbaar waren? Geen geweldige onboarding-ervaring, toch? Nieuwe medewerkers zouden niet op jacht moeten gaan naar benodigdheden. Vergeet niet dat HR en het managementteam hard hebben gewerkt om de nieuwe medewerker te werven, dus zorg voor een eersteklas onboarding om de reputatie van je bedrijf hoog te houden. Tip: zorg dat je een checklist hebt om dit soort situaties te voorkomen.

Met Teamtailor als je ATS kun je er zeker van zijn dat je onboarding, persoonlijk of op afstand, uitstekend zal verlopen. Wij zijn een samenwerking aangegaan met HiBob om een hartelijke en efficiënte ervaring te creëren voor je nieuwe medewerkers. Met HiBob's onboarding workflows kun je je onboarding-processen automatiseren, zodat niets over het hoofd wordt gezien. Bied je medewerkers een warm welkom en een positieve onboarding-ervaring en geef hen de gelegenheid om het bedrijf, hun nieuwe collega's en de bedrijfscultuur te leren kennen. Lees hier meer over onze partners.