Det du önskar att du redan visste om kandidatupplevelsen!

Léo Bernard

Léo Bernard är en HR-entreprenör särskilt inriktad på rekrytering. Han hjälper rekryterare, chefer och grundare att ta rekryteringen till nästa nivå genom bootcampet T-Shaped Recruiter. Dessutom hjälper han företag i största allmänhet att tackla utmaningar inom rekrytering.

Kandidatupplevelsen är ordet på allas läppar.

Världen över bemöts kandidater av respekt, de flesta rekryteringsverktygen är kandidatvänliga och byggda med kandidaternas perspektiv i åtanke. Faktum är att kandidater gillar rekryterare så mycket att de gärna hyllar dem på LinkedIn så ofta de bara kan.

Låter det märkligt? Inte så konstigt, för det stämmer verkligen inte!

Ämnet lyfts sakta men säkert mer och mer. Termen "kandidatupplevelse" ("Candidate Experience") ökar fortfarande stadigt på Google Trends. För 10 år sedan var kandidatupplevelsen över huvud taget inget som diskuterades!

Man läser mycket om den, men man vet inte vad som är mest centralt, hur man kommer igång, hur mycket det kostar att förbättra den – eller om den ens är värd att fokusera på jämfört med att lägga resurserna på sourcing, employer branding, att förbättra ledarskapet kring rekrytering och allt annat. Låt mig gå igenom de saker du önskar att du visste tidigare om kandidatupplevelsen.

I artiklen kommer vi att gå igenom:

1. Den verkliga kostnaden för kandidatupplevelsen (allt handlar väl om pengar, eller?)

2. Kandidatupplevelsen är inte vad du tror att den är

3. När börjar och slutar den?

4. Hur får man till kandidatupplevelsen på bästa sätt?

 

1. Den verkliga kostnaden för kandidatupplevelsen

För det första så är kandidatupplevelsen det minst kostsamma i rekryteringsprocessen – dels för att det inte behövs några dyra verktyg, dels för att det är onödigt att lägga pengar på externa byråer och för att det inte heller är särskilt tidskrävande att förbättra den.

Kandidatupplevelsen handlar om hur kandidaterna upplever hela processen – från att man får nys om företaget eller jobbet, till den allra sista interaktionen.

Innan vi går in på kostnaderna ska jag ta upp ett exempel från Virgin Media.

För att göra en lång historia kort, så hade kandidaten Camille en riktigt dålig kandidatupplevelse. Hon, och även några av de hon känner, valde att säga upp sin prenumeration på tjänsten på grund av det.

HR-teamet gjorde då en beräkning på vad den negativa kandidatupplevelsen kostade globalt:

"Sen kom den enkla delen av beräkningen: Om 123 000 kandidater nekas varje år och 6 % av dem avbryter sin månatliga Virgin Media-prenumeration, leder det till 7 500 färre prenumeranter. Ta det månadspriset på 50 brittiska pund och gångra det med 12 månader så innebär det att Virgin Media förlorar 4,4 miljoner pund varje år."

Det är cirka 55 miljoner kronor!

Att investera i kandidatupplevelsen kostar alltså inte särskilt mycket, men att låta bli kan stå företaget otroligt dyrt!

(Läs mer om Virgin Media i den här artikeln)

"Okej Léo, jag håller med – men hur mycket bör man investera i det här?"

Inte så mycket alls, utan främst tid faktiskt.

Först gäller det att kartlägga hela processen i ett verktyg som Miro eller Whimsical och ta reda på hur många kontaktpunkter ni har med kandidaterna och hur bra kandidatupplevelsen är vid varje tillfälle.

Därefter kan upplevelsen förbättras steg för steg, men det kommer vi tillbaka till lite senare.

Innan dess vill jag ta upp en liten skillnad mellan de olika termerna:

 

2. Kandidatupplevelsen är inte vad du tror att den är

Det finns en skillnad mellan kandidatupplevelsen, kandidatens delaktighet och att vårda relationen med kandidaten.

Kandidatupplevelsen innebär allt som sker från den första till den sista kontaktpunkten. Den omfattar hela processen och många olika aspekter.

Att vårda relationen med kandidaten handlar om att visa extra uppskattning till kandidaterna – de små skillnaderna som får kandidaten att uppskatta er också. Kandidatupplevelsen och att vårda relationen med kandidaten påverkar varandra, men den vårdande delen är bara en del av upplevelsen.

Kandidatens delaktighet är också en del av kandidatupplevelsen. Det handlar om hur ni som företag håller kontakten med och hur ni får era kandidater att vara aktiva och delaktiga i processen. En kandidat kan både vara delaktig men samtidigt ha en dålig upplevelse, men det är bättre än ingenting!

"Oj, det var mycket att ta in. Kan du inte bara förklara när den börjar och slutar?"

Jo, absolut!

 

3. När börjar och slutar kandidatupplevelsen?

Den dåliga nyheten är att den tar aldrig slut.

Men de goda nyheterna är att det lönar sig att sätta sig in i det här.

Teamtailor-5steps-SV

Kandidatupplevelsen börjar vid jobbeskrivningen eller på karriärsidan

Er webbplats måste vara tillgänglig, tydlig, inkluderande och vara bra skriven.

Och för jobbeskrivningen gäller samma sak! Det viktiga här är att vara transparent. Jobbeskrivningen ska vara verklighetsförankrad och inte utlova för mycket.

Och kom ihåg att stå vid ditt ord. Om du exempelvis skriver att processen består av fyra steg, lägg inte till ett femte steg mitt i allt! Det är inte schysst mot kandidaterna.

Intervjun ska upplevas så smidig som den bara går

Skicka information (eller åtminstone ett mejl) i förväg och förklara hur intervjun kommer att gå till, vad den består av, hur många kandidater som är med i processen och annat som kan tänkas vara viktigt ur ett kandidatperspektiv.

Under en jobbintervju ska du vara den bästa versionen av dig själv. Kom i tid, var trevlig, respektfull och transparent – och som en del av att vårda relationen med kandidaterna, så ingår det att få dem att känna sig så speciella att de alla tror att de är de enda i processen!

Och mellan varje steg i processen är det viktigt att uppdatera kandidaterna varenda gång det finns ny information att förmedla. Även om det inte finns några nyheter kan det vara bra om ni framför det ändå, då kandidaterna kommer att föredra det före en längre tystnad.

Även när processen är klar kan du ge kandidaterna en bra upplevelse

När du säger nej till en kandidat så måste du göra det på ett schysst sätt. En av orsakerna till att många kandidater irriterar sig på rekryterare beror på en upplevd känsla av orättvisa. Om du gör det bra och är saklig i din feedback undviker du den känslan och så kommer du få ett tack tillbaka istället.

När kandidatupplevelsen väl är över så är den egentligen inte det. Det är åtminstone mitt råd till dig! En kandidat idag kan vara en kund eller en kandidat igen imorgon. Håll kontakten med kandidaterna genom ett komplett rekryteringsverktyg (som till exempel Teamtailor) eller genom att lägga till ett CRM-verktyg såsom Hiresweet och vårda relationen till dem.

Det var det jag menade förut med att kandidatupplevelsen aldrig tar slut!

"Hmmm, det låter ju bra. Men hur implementerar jag det? Det verkar ta mycket tid och jag vet inte var jag ska börja!"

Jag vet, men så svårt är det inte. Låt oss gå rakt på sak!

 

4. Hur implementeras kandidatupplevelsen på bästa sätt?

Jag rekommenderar att börja fokusera på de här fyra delarna: Jobbeskrivningen/ansökningsprocessen/automatisering/uppföljningen

När du ska skriva en jobbeskrivning föreslår jag att du fokuserar på vad kandidaterna vill ha. Ledsen att behöva säga det, men de är mer intresserade av vilken lön de kommer att få och vilka arbetsuppgifter de kommer att ha, än av företagets värderingar och att ni är ledande i er bransch. (Här kan du läsa en LinkedIn-studie om det)

Förut var ansökningsprocessen en plågsam process som innebar att man var tvungen att skapa ett konto hos varje företag man ansökte till och gång på gång beskriva sin erfarenhet och fylla i vad man har studerat. Det tog åtminstone 10 till 15 minuter per företag. Numera erbjuder de flesta rekryteringsverktyg en mycket snabbare process och som dessutom ofta går att anpassa såsom du vill.

Automatisera nu. Ett av skälen till att kandidatupplevelsen ofta upplevs som negativ av kandidaterna beror på att

  1. Rekryterare glömmer
  2. Mycket tid slösas på schemaläggning
  3. Kandidaterna inte får regelbundna uppdateringar

När jag bytte från Greenhouse till Teamtailor för några år sedan, var det här en av funktionerna som jag gillade mest i Teamtailor. Man kan skapa olika typer av automatisering vid varje enskilt steg i processen – så att en åtgärd automatiskt triggas när exempelvis en kandidat flyttas till ett nytt steg och en annan när man nekar en person jobbet, om man så vill.

Och till sist har vi uppföljningen. Ni har många passiva kandidater i ert rekryteringsverktyg. De som har gjort en ansökan för ett tag sedan men som har blivit nekade. Och ni kommer aldrig att prata med varandra igen, för ni kommer bägge två att glömma bort varandra. Men i Teamtailor finns en funktionerna "Connect" och "Nurture". Med "Connect" kan kandidater enkelt följa ert företag och bli notifierade varje gång ett jobb inom deras arbetsområde publiceras. På liknande sätt kan man med "Nurture" skapa en specifik kampanj riktad till kandidaterna (till exempelvis era "silvermedaljörer", så att de får mejl från er när ni vill det och med innehåll som ni har valt).

"Okej, jag fattar, men hur fungerar det i verkligheten?"

Jag visar gärna hur det fungerar på Teamtailor:

 

Det var allt för idag. Jag hoppas att du har uppskattat läsupplevelsen och att du blivit övertygad om att du måste börja fokusera på kandidatupplevelsen nu med en gång!

Jag fortsätter gärna diskussionen på LinkedIn.