Vad är ett rekryteringsverktyg?
Idag använder de allra flesta företagen tekniker och hanteringssystem när de rekryterar – de systemen kallas helt enkelt för rekryteringsverktyg.
I vår artikel "What is an applicant tracking system? " går vi igenom verktyget och de olika funktionerna. Kortfattat hjälper rekryteringsverktyg företag att effektivisera sin rekrytering genom att automatisera manuella moment och förbättra samarbetet mellan team och rekryteringschefer.
Med ett ATS slipper ni mycket av det manuella – hela processen från ansökan till anställning kan automatiseras. Verktyget gör det helt enkelt lättare för företag att hantera stora mängder ansökningar, så att rekryteringsteamet får bättre förutsättningar att utvärdera dem på ett organiserat och objektivt sätt.
Det blir också enklare för rekryterare att snabbt hitta kvalificerade kandidater eftersom CV:n analyseras automatiskt. Dessutom underlättas samarbetet och kommunikationen mellan medlemmarna i rekryteringsteamet. Verktyget bidrar också till att standardisera processerna, så att det blir lättare att följa de lagar och regler som gäller rekryteringen.
Fördelarna med rekryteringsverktyg
De vanligaste skälen till att företag använder rekryteringsverktyg är att spara tid, sänka kostnaderna och ge kandidaterna en positiv och engagerande upplevelse. Rekryteringsverktyg erbjuder lösningar för alla företag – både startups, små- och medelstora företag och storföretag med verksamhet i flera länder.
Verktyget kan öka företagets effektivitet avsevärt, bland annat genom automatiskt granskade CV:n, färre manuella moment och kortare rekryteringstider. Det kan också effektivisera samarbetet mellan rekryteringsteam, och göra hela processen snabbare och smidigare. När processen flyter på leder det till en bättre kandidatupplevelse – snabba svar och ett personligt bemötande gör helt enkelt skillnad.
Sist men inte minst: Förutom att bidra till en bättre kandidatupplevelse och effektivare rekryteringsprocesser gör rekryteringsverktyg det enkelt för företag att följa de lagar och regler som gäller.
94 % av rekryterarna anser att rekryteringsverktyg har påverkat rekryteringsprocessen positivt.
Så fungerar rekryteringsverktyg
Rekryteringsverktyg erbjuder många funktioner som gör rekryteringen smidigare. De kan bland annat automatisera jobbannonser, publicera dem på jobbportaler och följa alla inkommande ansökningar. CV:n analyseras och organiseras, så att det blir enkelt för rekryterarna att söka efter kandidater, filtrera dem och hitta de som passar företaget bäst – i slutändan sänker det kostnaderna för er. Det finns funktioner i verktyget som därefter gör det möjligt för rekryteringsteamet att kommunicera och samarbeta genom hela processen. Verktygets automatiseringar förenklar varje steg i rekryteringsprocessen – från ansökan till intervjuer och beslutet om vem som ska anställas. Rapporterings- och analysfunktionerna ger användarna en tydlig bild av rekryteringsresultatet, så att HR-teamet kan finjustera och optimera sina processer. Vill ni veta hur ni kan använda analysverktygen för att korta tiden till anställning? Läs gärna vår artikel om rekryteringsdata.
Hur bedöms kandidaterna i ett rekryteringsverktyg?
Rekrytering är en komplex process. Utmaningen ligger i att hitta rätt person för jobbet bland alla talangfulla kandidater i pipelinen. Ett företag som verkligen förstår detta är SATS – Nordens största gymkedja. SATS grundades i Norge 1995 och har idag över 275 gym och 10 000 anställda i Norden.
På SATS använder cheferna rekryteringsverktyg, men samarbetet ser olika ut beroende på vilken roll de rekryterar till. Vid bedömningen av kandidaterna används en funktion som kallas för jobbmatchingsbetyg, som ger en tydligare bild av hos vilka kandidater kompetensen och egenskaperna som efterfrågas finns. Vill ni veta mer om hur ett rekryteringsverktyg kan underlätta bedömningen av kandidater? Läs mer i vår artikel om hur ni utvärderar kandidaterna och hittar rätt kandidat för er.
Johan Westberg, Nordic Culture och People Manager på SATS, säger att en av anledningarna till att de valde Teamtailor som leverantör var deras innovativa och smarta funktioner, som automatiska triggers och anonym rekrytering, men även tillgången till data och analyser. Läs mer om fördelarna med anonym rekrytering i artikeln Removing Bias from the Recruitment Process.
"Vårt rekryteringsverktyg har gjort oss mer effektiva. Det är stabilt, säkert och användarvänligt, något som har förenklat administrationsarbetet avsevärt och lett till en tydlig tidsbesparing." – Johan Westberg, Nordic Culture och People Manager på SATS
Rekryteringsverktyg från kandidatens perspektiv
Forskning visar att 60 % av de sökande hoppar av ansökningsprocessen eftersom den upplevs som för komplicerad eller tidskrävande. Hela 70 % av kandidaterna tycker att en onlineansökan bör ha fem steg eller färre, men bara 40 % av arbetsgivarna håller med.
Faktum är att verktyget inte bara underlättar för rekryterare och chefer – det höjer också kandidatupplevelsen på flera olika sätt.
Verktyget gör det bland annat enkelt att söka jobb. Det är vanligt att kandidaterna kan ladda upp sina CV:n, personliga brev och portföljer utan att behöva logga in eller skapa ett konto. De kan istället koppla sina LinkedIn-profiler. Några klick och ansökan är inskickad!
Det är viktigare än någonsin att rekryteringsverktyg är optimerade för mobilen – dagens kandidater förväntar sig det. Mobilvänliga ansökningsformulär når fler kandidater, framförallt för att många som jobbar inom till exempel bygg och handel inte har tillgång till dator hela tiden. En studie har visat att mobiloptimerade ansökningsformulär ökar antalet sökande med 11 %.
Så höjer rekryteringsverktyget kandidatupplevelsen
För rekryteringsteam innebär funktioner som automatisk CV-analys att screeningprocessen går snabbare, samtidigt som det frigör tid till att ge mer personlig feedback – något som i sin tur skapar en bättre kandidatupplevelse. Möjligheten för kandidater att själva boka en tid för intervjun och få automatiska uppdateringar om ansökan ger dem också en mer positiv upplevelse av hela processen.
Förutom att göra rekryteringsprocessen smidigare för arbetsgivaren bidrar rekryteringsverktyg till att skapa en positiv, transparent och kandidatfokuserad upplevelse, även för dem som inte får jobbet. Det stärker i sin tur ert employer brand.
Missa inte vår artikel Why Does Candidate Experience Matter? där Lisa Skinner Källström (CPO på Teamtailor), Alex Tidgård (psykolog och medgrundare av Asker), Simon Werner-Zankl (vd och medgrundare av Trustcruit) och Leonam Espindola (People and Growth på Oneflow) diskuterar varför en positiv kandidatupplevelse gör så stor skillnad.
Vad som behövs i ett rekryteringsverktyg
När ni väljer ett rekryteringsverktyg är det viktigt att det inkluderar funktionerna just ni behöver. Det finns många verktyg på marknaden, men rekryterare och användare är överens om att det är bäst att välja ett som är:
Lätt att använda och implementera
Tanken med ett rekryteringsverktyg är att den optimerade rekryteringsprocessen ska ge er tid över till annat. Därför ska det vara enkelt att komma igång – verktyget ska vara lätt att använda och intuitivt. Ett bra verktyg ska inte vara krångligt för rekryterarna att sätta sig in i. Implementeringen och integrationen med andra system ska vara snabb och smidig, så att verktyget kan börja användas direkt.
Designat för bättre samarbete
Ett rekryteringsverktyg som automatiserar vanliga arbetsuppgifter gör samarbetet mellan rekryterarna bättre. Samarbetsverktyg gör teamworket ännu smidigare. Funktioner som gemensam feedback, delade kommentarer om kandidater och användarroller och behörigheter gör rekryteringen både mer transparent och effektiv.
Skräddarsytt för er
Rekryteringsverktyget ska göra ert jobb enklare och skräddarsys efter era rutiner. Användarna ska kunna justera arbetsflödet, skapa egna fält och tweaka rapporterna så att de matchar rekryteringsprocessen. Ett flexibelt verktyg kan anpassas i takt med att företagets behov förändras.
Personligt anpassat med riktig kundsupport
Även om vissa delar av verksamheten kan förenklas med AI ska kundsupporten hålla en hög nivå. Leverantören till verktyget ni väljer måste vara tillgänglig via chatt, telefon och mejl. Supporten ska vara personlig. Kontakten med en riktig människa är viktig för att bygga förtroende och för att få den där genuint personliga upplevelsen.
Kandidatfokuserat
Hur kandidater upplever rekryteringen hänger direkt ihop med vilket verktyg ni använder. Med ett lättanvänt och intuitivt rekryteringsverktyg blir ansökningsprocessen smidig, återkopplingen snabb och kommunikationen tydlig. Att söka jobb ska inte kännas som ett stort projekt. Krav på inloggning och att skapa konto får ofta kandidaterna att avstå från att söka. Ansökningsprocessen ska vara en positiv upplevelse och ge kandidaten en bättre bild av er.
Skalbart
Ett rekryteringsverktyg ska kunna växa med företaget och rekryteringsbehoven utan några begränsningar. Erbjuder ert verktyg ett fritt antal användare eller finns det ett tak? Med ett skalbart verktyg säkerställer ni en effektiv och optimal rekrytering oavsett om ni ska anställa några stycken eller många på en gång.
Mobilanpassat
I dagens dynamiska arbetsklimat är mobiloptimering ett absolut krav – kandidaterna förväntar sig det. Med mobilvänliga verktyg och appar kan rekryterare hålla koll och agera direkt var de än befinner sig.
Analytiskt och effektiviserar rekryteringen
När ni analyserar och rapporterar data öppnar det för möjligheten att ta datadrivna beslut. Ett bra rekryteringsverktyg ska kunna ta fram rapporter som bygger på viktiga nyckeltal som rekryteringstid, källor och deras effektivitet och kandidaternas status i pipelinen. Analysverktygen gör det möjligt för er att ständigt utveckla och optimera er rekrytering.
Säkert och kompatibelt
Att välja ett rekryteringsverktyg som uppfyller dataskyddsreglerna och hanterar personuppgifter enligt gällande lagar är ett måste. Genom att följa de regler som gäller skyddas kandidaternas känsliga uppgifter samtidigt som risken för juridiska problem minimeras och förtroendet stärks.
Förberett för import av data
Att byta system innebär ofta att kandidatdata måste migreras från det gamla till det nya systemet. Rekryteringsverktyget ska göra det enkelt att importera de här filerna utan att det drar ut på tiden.
Viktigt att tänka på vid implementeringen
Hur enkelt systemet är att implementera är en viktig faktor vid valet av rekryteringsverktyg. Implementeringen har en direkt effekt på hur snabbt ni kan börja se resultat. När implementeringen flyter på smidigt störs inte rekryteringsarbetet och ni ser resultat snabbare.
Ett modernt system kan smidigt integreras med andra HR-verktyg, som lönesystem, och på så sätt bidra till en mer sammanhängande HR-lösning. Läs mer om integrationernas betydelse i vår artikel om den brittiska rekryteringsbyrån Xenia Recruitment. De integrerade sitt rekryteringsverktyg med ett Workforce Management-system och maxade resultatet. Det är viktigt att hitta ett rekryteringsverktyg som är lätt att använda och enkelt att komma igång med – då utnyttjar administratörer och rekryterare sin tid på ett effektivare sätt.
Kom igång med rekryteringsverktyget
För att rekryteringsverktyget ska implementeras på ett bra sätt krävs både noggrann planering och tydlig kommunikation. Sätt ihop ett tvärfunktionellt team för implementeringen med HR- och IT-personal och andra nyckelpersoner. Ställ upp tydliga mål, deadlines och milstolpar för implementeringen. Målen behöver förmedlas till alla involverade för att skapa klarhet och säkerställa att förväntningarna uppfylls.
Migreringen av data är en kritisk del i implementeringen. Det är viktigt att befintliga uppgifter som kandidatinformation och jobbannonser smidigt kan föras över till det nya systemet. Gör en grundlig datarensning för att undvika överflödiga filer och fel, så att datan i rekryteringsverktyget håller hög kvalitet.
En annan viktig faktor är att kunna skräddarsy systemet. Rekryteringsverktyget ska kalibreras så att det passar företagets sätt att rekrytera. Det kan handla om att konfigurera flöden, skapa egna fält och definiera användarroller. När systemet anpassas till era befintliga processer fungerar rekryteringsverktyget som en naturlig och integrerad del i ert arbetsflöde.
AI och rekryteringsverktyg
Det känns som att alla snackar om AI nuförtiden. Och det är fullt förståeligt. De senaste åren har AI förändrat både vardagen och yrkeslivet för oss. Företag inom allt från hälsa och ekonomi till tillverkning och utbildning använder AI för att optimera sina processer och ta bättre beslut. Rekryteringsbranschen är också mitt uppe i en AI-revolution.
Diskussionerna kring AI och etik påminner oss om hur viktigt det är att tekniken och människans kreativitet går hand i hand. AI kan användas som ett verktyg som gör livet enklare och mer innehållsrikt. Med AI kan vi lägga mer tid på det mänskliga – problemlösning, kreativitet och innovation.
I en ny studie svarade 78 % av de 100 tillfrågade HR- och rekryteringsansvariga att de redan använder AI i rekryteringsprocessen eller har planer på att börja göra det. Ytterligare statistik och insikter från studien hittar ni i vår guide till framtidens rekrytering.
Vi tipsar också om att läsa The future of recruitment – personalised hiring in an AI age, där Sam Franklin (medgrundare och vd på Otta), Gareth Jones (Chief Product Officer på Thomas), Louis Cross (medgrundare av Canda) och Mae Yip (medgrundare av ERIC) diskuterar vilken effekt AI hittills har haft på rekryteringslandskapet.
Så används AI i rekryteringen
AI spelar en allt större roll inom rekrytering, från att automatisera CV-granskning till att matcha rätt kandidat med rätt jobb och skapa smidigare processer. Resultatet? Bättre beslut och högre effektivitet. I en annan artikel belyser vi hur AI kan bidra till att minska fördomarna och stärka mångfalden under rekryteringen. Läs mer om det här: The Future of Hiring with AI and ChatGPT.
I en undersökning fick rekryterare svara på hur de planerar att använda AI i sin rekrytering.
55 % av de svarande sa att de skulle använda AI för att ta fram intervjufrågor, 53 % för att sammanfatta CV:n, 51 % för att skriva mejl, 50 % för att formulera jobbannonser och 45 % för att sammanfatta intervjuer och möten. Faktum är att 70 % av HR-experterna anser att man kan vara personlig även med AI.
Det tyder på att det finns en bred uppfattning om att tekniken både kan effektivisera arbetet och ge tid över utan att nödvändigtvis behöva gå ut över rekryteringsprocessen.
Ta hjälp av AI i rekryteringen
Förra året lanserade Teamtailor en generativ AI-funktion, Co-pilot, som ingår i Teamtailors rekryteringsverktyg. Co-pilot använder OpenAI, samma API som ChatGPT bygger på, och är uppbyggt av flera mindre AI-verktyg med syftet att förenkla rekryteringen och dess olika faser. Allt från att skapa jobbannonse och sammanfatta CV:n till att fylla i kandidatkort, skriva meddelanden, transkribera videointervjuer och ta fram blogginlägg – Co-pilot hjälper rekryterarna genom hela processen.
AI är på väg att bli en självklar del av de moderna rekryteringsverktygen. Genom att ta till oss den här förändringen inom både teknik och rekrytering kan vi räkna med mer effektivitet, enklare processer, smartare beslut och större möjlighet att lägga fokus på det som gör oss till människor – kreativitet, emotionell intelligens, relationer och komplex problemlösning.
Vill ni ha mer inspiration? Se webbinariet om framtiden för rekrytering med AI.
Rekryteringsverktyg och kommande trender
Det finns flera trender som kommer att forma framtidens rekryteringsverktyg, bland annat:
Ännu större användning av AI:
AI är här för att stanna. Det är en teknik som kommer att bli allt vanligare. Den hjälper rekryterare att effektivisera och optimera rekryteringen. Automatisering av tidskrävande moment som CV-granskning och kandidatmatchning gör rekryteringsprocessen smidigare. Enligt den här källan anser 67 % av HR-experterna att AI kommer att påverka rekryteringen positivt.
Optimerad kandidatupplevelse:
I takt med AI:s framväxt kommer verktygen att bli mer kandidatfokuserade. En bra kandidatupplevelse attraherar de allra bästa och stärker företagets employer brand. Räkna med fler chattbottar för snabb kommunikation, mobiloptimerade ansökningsprocesser, automatiska uppdateringar och mer personliga upplevelser.
Mångfald och inkludering:
Ett ökat fokus på mångfald och inkludering ställer krav på att verktyget gör det möjligt att rekrytera objektivt och rättvist. Det kan handla om funktioner som anonymiserar CV:n, bidrar till fördomsfri rekrytering och breddar kandidaturvalet. Intresserad av att läsa mer om utmaningarna kring fördomar, mångfald och inkludering? Missa inte The Diversity Dilemma: True Inclusion or Statistical Illusion? av Dhevesh Mewawalla, tillväxtchef på Alva Labs.
Integration med samarbetsverktyg:
Behovet av sömlösa integrationer med verktyg och plattformar kommer att öka. Med integrationer blir det enklare för rekryteringsteam att kommunicera, dela feedback och samarbeta direkt i systemet – i slutändan gynnar det rekryteringsprocessen. Enligt anser 88 % av HR-experterna att datadrivna samarbeten leder till bättre resultat.
Stöd för rekrytering på distans:
I takt med att det blir allt vanligare att jobba på distans är det viktigt att kunna rekrytera på samma sätt. Det handlar om att kunna genomföra intervjuer online, få tillgång till digitala onboarding-verktyg och ha möjlighet att samarbeta på distans.
Framtiden sammanfattad:
Rekryteringsverktygen har skapat ett nytt landskap för rekryteringen och kommer att utvecklas vidare sida vid sida med kandidater och rekryterare. Integrationen av AI, bättre kandidatupplevelser, dataanalyser, mobiloptimering och mångfald kommer att forma framtiden. Trender som dessa gör företag mer effektiva och attraktiva, och ger dem en starkare position på marknaden.
Vanliga frågor om rekryteringsverktyg
Summering
I guiden har vi konstaterat att rekryteringsverktygen numera är en självklar del av den moderna rekryteringen. De kan växa med verksamheten och anpassas efter hur HR-behoven förändras. Rekrytering är trots allt en komplex process – rekryteringsverktyget gör stor skillnad för företagets effektivitet och position på marknaden. För att kunna bemöta dagens föränderliga jobbmarknad är ett kandidatfokuserat rekryteringsverktyg med modern teknik som AI, som inkluderar personlig support och ständigt uppdateras med nya funktioner och integrationer, ett måste.
Lycka till med rekryteringen!
Vill ni veta hur Teamtailor kan göra er rekrytering enklare?
Upptäck plattformen som rekryterare och kandidaterna älskar.