Comment planifier vos besoins en recrutement

Planifier vos recrutements apporte de la clarté, aussi bien en interne qu’auprès des candidats. L’anticipation permet de recruter plus vite et mieux, tout en renforçant votre marque employeur. 

Dans un contexte où 50,1 % des recrutements sont jugés difficiles, la planification répond à de nombreux challenges rencontrés par les équipes RH. Avec cet outil, vous disposez d’une feuille de route claire et alignée avec les besoins réels de l’entreprise.

Dans cet article, découvrez comment structurer votre plan de recrutement prévisionnel, impliquer vos équipes et analyser les bons indicateurs pour planifier efficacement vos recrutements.

Pourquoi planifier les besoins en ressources humaines ?

Enjeux clés

La planification RH permet de répondre à plusieurs défis des équipes RH et des managers :

• Réduire les coûts et les délais de recrutement, grâce à l’anticipation des besoins et à des processus définis. Les équipes RH peuvent ainsi identifier plus vite les bons profils, notamment grâce au vivier de candidats déjà qualifiés.
• Fidéliser les collaborateurs et limiter le turnover : une vision claire des perspectives renforce l’engagement et la mobilité interne. Pour les nouvelles recrues, un processus structuré facilite l’intégration et réduit les risques de départ prématuré.
• Maintenir la performance de l’entreprise : la planification RH permet d’anticiper les besoins pour éviter les postes vacants et les pertes de productivité associées.
• S’aligner autour d’une vision commune : grâce à la donnée et aux outils collaboratifs, les RH partagent une vision commune avec les managers et la direction.

Selon Gartner, seulement 15 % des entreprises font une planification stratégique des effectifs. Pourtant, c’est un levier puissant pour mieux aligner les besoins RH avec les objectifs business.

Que contient un plan de recrutement prévisionnel ?

Un plan de recrutement prévisionnel regroupe les éléments nécessaires pour piloter l’activité RH sur plusieurs mois : 

• Postes, profils et compétences à pourvoir : pour anticiper les recrutements à venir et mobiliser les bons canaux.
• Calendrier prévisionnel : permettant de structurer les périodes de recrutement et d’anticiper la disponibilité des décisionnaires.
• Budgets alloués et priorisation : pour répartir efficacement les ressources. 
• Objectifs opérationnels : ils peuvent être suivis en temps réel dans votre ATS, pour vérifier l’avancement et garantir l’alignement entre stratégie et exécution.

Enfin, rappelez-vous qu’un plan de recrutement n’est pas figé. Il évolue au cours de l’année en fonction des données collectées, des retours du terrain et des priorités de l’entreprise. 

Les avantages de la planification pour l’entreprise et la marque employeur

La planification bénéficie à l’activité de l’entreprise, mais aussi aux candidats. Elle apporte un cadre et de la confiance à chaque étape du processus : 

• Alignement stratégique : les recrutements sont directement liés aux projets de l’entreprise : ouverture d’un nouveau bureau, lancement d’un produit, évolution d’une équipe.
• Pilotage basé sur la donnée : une bonne planification s’appuie sur des indicateurs fiables : time-to-hire, qualité d’embauche, satisfaction candidat. Cela aide les entreprises à se baser sur des éléments concrets et à avoir une démarche d’amélioration continue. 
• Attractivité renforcée : la planification envoie des signaux positifs aux candidats. Les projets de recrutement sont clairs, avec des délais et un budget défini, ce qui améliore également l’expérience candidat. 

Résultat : des recrutements plus fluides, des équipes plus engagées et une image d’entreprise plus attractive, aussi bien en interne qu’en externe.

Comment anticiper les besoins en recrutement ?

 Faire une analyse interne

Analyser la situation actuelle permet de bien anticiper les besoins. Pour cela, commencez par regarder vos indicateurs internes : taux de turnover, mobilités internes, absences ou départs prévisibles (retraites, fins de contrat, promotions).

Appuyez-vous aussi sur les KPIs de recrutement : durée moyenne du processus, taux de conversion des candidatures, ou satisfaction des candidats. Ces indicateurs révèlent ce qui fonctionne bien et ce qu’il faut ajuster pour optimiser votre stratégie.

Dans un ATS comme Teamtailor, ces données sont centralisées dans un tableau de bord unique. Vous gagnez du temps, identifiez plus vite les tendances et prenez des décisions basées sur des données fiables.

S’aligner avec la stratégie de l’entreprise

Un plan de recrutement efficace fait pleinement partie de la stratégie de l’entreprise. Il reflète ses besoins réels et ses priorités à moyen et long terme : création de produits ou services, lancement de nouveaux marchés… 

De cette manière, chaque projet est associé à un besoin en compétences, à des délais et à un budget.

Cet alignement entre la stratégie globale et les RH permet d'avoir les bons profils au bon moment, en évitant les postes vacants ou les recrutements en urgence. 

Réaliser une veille externe

La planification RH doit aussi tenir compte de l’environnement externe, notamment les tendances du marché de l’emploi, les tensions sectorielles et les attentes des candidats (rémunération, télétravail, avantages).

Cette veille permet d’ajuster vos priorités et d’adapter vos messages pour rester attractif. Elle aide aussi à construire une marque employeur connectée à la réalité du marché, capable d’attirer les talents les plus recherchés comme les développeurs ou les commerciaux.

Qui intervient dans la planification ?

La direction RH

La direction RH pilote la démarche et fait le lien avec la stratégie globale de l’entreprise. Elle collecte les données, centralise les besoins exprimés par les équipes et fixe les priorités.

Elle met également en place les bons outils et processus : suivre les indicateurs de recrutement, créer les fiches d’expression de besoin et veiller à la cohérence entre les objectifs RH et les projets business.

Grâce à sa vision d’ensemble, la direction RH peut ajuster les plans en temps réel et accompagner les managers dans leurs décisions.

Les managers opérationnels

Les managers sont les mieux placés pour faire remonter les besoins du terrain. Ils connaissent les compétences clés et peuvent identifier les écarts dans leurs équipes.

Leur rôle dans la planification consiste à : 

• Identifier les compétences nécessaires aux projets.
• Participer à la définition des profils recherchés.
• Identifier les collaborateurs susceptibles d’évoluer.
• Contribuer à la veille, aussi bien pour les tendances marché que le vivier de candidats.

La direction générale

La direction générale fixe le cadre budgétaire et valide les grandes orientations du plan de recrutement. Elle s’assure que les recrutements soutiennent les objectifs de croissance et les futures transformations.

Impliquée dès le départ, elle renforce la légitimité de la démarche et facilite les arbitrages : priorisation, investissements, choix stratégiques.

Les collaborateurs

Les collaborateurs ne participent pas directement à la planification, mais leurs retours sont essentiels.
Les entretiens annuels et les échanges réguliers permettent d’identifier les besoins de formation, les envies de mobilité et les compétences à développer.

Ces informations alimentent la cartographie des compétences et la GPEC, pour une vision précise des talents disponibles en interne. En les intégrant à la réflexion, les RH et les managers favorisent l’engagement et la mobilité interne.

Comment un ATS vous aide à planifier vos recrutements

Suivre les bons indicateurs

Un ATS (ou solution de gestion des candidatures) est un logiciel conçu pour gérer l'ensemble du processus de recrutement. 

Il centralise toutes les données de recrutement et permet de suivre les KPI clés : le time-to-hire (délai moyen d’embauche), le coût par recrutement, la satisfaction des candidats ou encore la qualité de l’embauche. Ces indicateurs offrent une vision claire de la performance et permettent d’identifier les pistes d’amélioration.

Dans Teamtailor, ces informations sont accessibles en temps réel depuis un tableau de bord. Vous pouvez ainsi suivre vos objectifs, comparer vos campagnes de recrutement et ajuster vos priorités facilement. 

Par exemple, si vous observez que le délai moyen d’embauche est plus long sur certains métiers, vous pouvez ajuster votre plan de recrutement en conséquence : lancer plus tôt les campagnes pour ces postes ou renforcer le sourcing sur ces profils.

Aligner les objectifs et les processus

Les objectifs d’un plan de recrutement sont alignés avec la réalité du terrain. Avec un ATS, il devient possible de connecter ces deux dimensions : les équipes RH peuvent fixer des objectifs de délai ou de volume, les managers suivent l’avancement. Chacun dispose ainsi d’une vision partagée.

Cette transparence renforce la collaboration et permet d’ajuster les actions au fil du temps, tout en gardant le cap sur la stratégie globale.

Par exemple, réduire la durée moyenne d’embauche pourrait être l’objectif d’un plan de recrutement. Chaque recruteur peut suivre cet indicateur au quotidien dans l’ATS, avec une vue détaillée par poste ou par campagne.

Cette visibilité aide les équipes à identifier les étapes à optimiser, à partager les bonnes pratiques et à ajuster leur approche pour atteindre l’objectif fixé.

Exploiter le vivier de talents

Grâce au vivier de candidats intégré à l’ATS, les RH peuvent identifier des profils déjà rencontrés, qualifiés et intéressés par l’entreprise. Ces données facilitent le recrutement sur des postes récurrents ou urgents et réduisent les délais.

Le vivier devient ainsi une ressource stratégique pour soutenir la planification à long terme et améliorer la qualité des recrutements.

Connecter les outils RH

Un ATS s'intègre avec d’autres solutions pour enrichir la planification :

• GPEC pour cartographier les compétences et anticiper les besoins en talents.
• SIRH, pour analyser les données internes : absences, mobilité, taux de rotation.
• Sourcing, pour identifier les canaux les plus performants et planifier les campagnes.

Grâce à ces connexions, les équipes RH ne travaillent plus en silos : elles ont une vision globale de l’entreprise. Les informations récoltées permettent de croiser les données, d’affiner les prévisions et d’améliorer la réactivité des équipes.

Prévoir ses besoins en recrutement est une manière d’aligner les équipes, de sécuriser les projets de recrutement et de renforcer l’attractivité de l’entreprise sur le long terme.

Un plan de recrutement prévisionnel bien structuré donne aux RH la visibilité nécessaire pour anticiper les priorités et rechercher les bons profils. En utilisant un ATS comme Teamtailor, la démarche est facilitée grâce à la centralisation des données et à la collaboration entre les acteurs du recrutement.