Gli ATS sono davvero amici: perché aiutano sia i recruiter sia i candidati

(E tutto ciò che abbiamo chiarito nel nostro webinar)

Nel mondo del recruiting circolano ancora troppi miti, mezze verità e idee fuorvianti sugli ATS (Applicant Tracking System).
C’è chi li immagina come “macchine spietate” che eliminano CV, chi pensa che lavorino in autonomia e chi, peggio ancora, crede che possano sostituire il giudizio umano.

Nel nostro recente webinar — che ha visto come protagonisti Alessandro Di Gioia (Teamtailor) e Silvia Gironda, recruiter e consulente HR — abbiamo deciso di fare finalmente chiarezza.
E il messaggio principale è semplice ma fondamentale:

Di seguito trovi un approfondimento completo, basato su tutto ciò che abbiamo spiegato durante il webinar, per capire davvero come funziona un ATS e perché può migliorare radicalmente l’esperienza di tutti gli attori coinvolti.

1. Che cos’è (davvero) un ATS?

La sigla ATS significa Applicant Tracking System e indica un software che aiuta a gestire il processo di selezione dei candidati.
Ma, come sottolineato nel webinar, non si tratta di una macchina autonoma che “decide” al posto del recruiter:
è uno strumento che organizza, ordina e facilita il lavoro umano.

Alessandro ha proposto una metafora semplice e efficace:

• Fare recruiting “a mano” è come scavare nella terra a mani nude.
• Un file Excel è come una pala: ti aiuta, ma fino a un certo punto.
• Un ATS è come una macchina scavatrice: ti permette di lavorare meglio, più velocemente e con molto meno sforzo.

Lo strumento non sostituisce lo specialista, ma amplifica la sua capacità di lavorare in modo strategico ed efficiente.

2. Smontiamo il grande mito: l’ATS non scarta i candidati

Una delle convinzioni più diffuse — e più sbagliate — è che l’ATS “scarti” automaticamente i CV.

Durante il webinar è stato chiarito in modo definitivo:

Silvia lo ha spiegato con un paragone illuminante:

L’idea che un ATS “scarti” i candidati è un mito nato da disinformazione e dalla scarsa conoscenza dello strumento.
Semplicemente, l’ATS rende più veloce la gestione e permette al recruiter di concentrarsi sulle attività a valore, come il colloquio e la valutazione reale del potenziale.

3. Perché l’ATS è un vantaggio per il recruiter?

I benefici sono numerosi, e nel webinar ne abbiamo evidenziati diversi:

✅Risparmio enorme di tempo

Senza ATS, molte attività quotidiane portano via ore:

• invio manuale di email
• compilazione di note
• organizzazione dei colloqui
• gestione di centinaia di CV
• creazione di report

Con un ATS configurato correttamente, queste attività vengono automatizzate o semplificate.
Ciò consente al recruiter di dedicare più tempo a ciò che conta davvero: conoscere i candidati.

✅Processo più strutturato, meno errori

Un ATS ben utilizzato riduce rischi e disattenzioni:

• CV che si perdono
• errori di copia-incolla
• mancate risposte ai candidati
• selezioni non tracciate

Silvia ha raccontato l’esperienza — molto comune — del lavoro su Excel o, peggio ancora, su CV cartacei.
Con l’ATS, tutto diventa recuperabile, ordinato e sicuro.

✅Compliance GDPR assicurata

Archivi manuali, fogli Excel o strumenti improvvisati sono una fonte costante di rischio.
Come spiegato nel webinar:

Gestire i dati in modo sicuro è oggi un requisito minimo per qualsiasi azienda che gestisce candidature.

4. Il ruolo dell’intelligenza artificiale: un copilota, non un pilota

L’AI negli ATS — come nel caso di Teamtailor — è un supporto, non un sostituto.

Durante il webinar, Alessandro ha chiarito:

• L’AI non prende decisioni al posto del recruiter.
• È come avere leve, pedali e joystick che amplificano la potenza della macchina scavatrice.
• Il recruiter è e resterà sempre il pilota.

Esempi di ciò che l’AI può fare:

Ma tutto dipende dalla qualità dell’input umano:

5. Perché l’ATS è un alleato anche per i candidati

Spesso ci si dimentica di questo punto fondamentale:
l’ATS migliora l’esperienza del candidato tanto quanto quella del recruiter.

🏃🏼‍♂️Risposte più rapide

Grazie alle automazioni:

• nessun candidato rimane senza feedback
• le conferme arrivano subito
• anche i rifiuti sono più chiari e puntuali

La mancanza di comunicazione è una delle principali frustrazioni dei candidati.
Un ATS ben configurato elimina questo problema.

👓Processo più trasparente

Il candidato sa in ogni momento:

• a che punto si trova
• chi lo sta valutando
• quali sono i passaggi successivi

🫶🏽Migliore esperienza complessiva

Un processo ordinato è un processo più umano, non meno.
L’ATS permette al recruiter di liberare tempo per:

• colloqui più approfonditi
• ascolto vero
• personalizzazione del percorso

Il messaggio del webinar è stato chiaro:

6. L’uso avanzato dell’ATS: dal livello base al livello “Super Saiyan”

Un ATS è tanto potente quanto è competente chi lo utilizza.

Silvia l’ha spiegato con un esempio molto concreto:
Usare un ATS solo per cercare parole chiave è l’equivalente di usare un’auto sportiva solo in prima marcia.

Per ottenere risultati eccellenti serve:

• conoscenza del mercato del lavoro
• comprensione dei percorsi non lineari
• capacità di leggere tra le righe
• storytelling da parte dei candidati
• settaggi strategici

L’ATS non può interpretare la motivazione, né ricostruire un percorso se non è stato raccontato.
È il recruiter a dare senso ai dati.

Conclusione: l’ATS non sostituisce l’umano — lo potenzia

La tecnologia nel recruiting non deve far paura.
Un ATS ben configurato è ciò che permette:

Come è stato detto nel webinar:

Il futuro del recruiting è fatto di collaborazione tra persone e strumenti.
Ed è un futuro in cui tutti — recruiter, candidati e aziende — hanno da guadagnare.