Come funziona davvero un ATS: dal CV all’esperienza di candidatura (e oltre)

Nel secondo capitolo della nostra serie dedicata al funzionamento reale di un ATS, abbiamo approfondito ciò che accade veramente quando un candidato invia la propria candidatura, insieme a Silvia Gironda, consulente HR, e Alessandro del team commerciale di Teamtailor. (Puoi leggere il primo articolo qui)

In questo articolo ripercorriamo i punti chiave del webinar, chiarendo dubbi comuni e offrendo spunti utili sia per i recruiter sia per i candidati.

Il CV non finisce in un buco nero: cosa succede davvero quando arriva nell’ATS

Uno dei miti più diffusi è che l’ATS modifichi, filtri o addirittura scarti automaticamente il CV prima che un recruiter possa vederlo.
La realtà è molto più semplice: il sistema non altera in alcun modo il file caricato dal candidato, che sia PDF, Word o anche JPEG. Il curriculum rimane identico all’interno della scheda profilo, dove vengono solo raggruppate le informazioni fornite nella candidatura.

Questo significa che errori grafici, colori o elementi estetici non influenzano la candidatura: ciò che conta è il contenuto.

Le competenze prima di tutto: perché la candidatura efficace parte dal candidato

Il webinar ha sottolineato un concetto fondamentale: prima ancora che l’ATS entri in gioco, è il candidato a dover valutare se la posizione è realmente in linea con le proprie competenze.

Candidarsi a ruoli distanti dal proprio profilo non è responsabilità dell’ATS né del recruiter: è semplicemente un mismatch iniziale. È per questo che inserire domande di preselezione mirate nella candidatura può fare la differenza, evitando frustrazioni e migliorando la qualità del processo per entrambe le parti.

Percorsi non lineari: come valorizzarli davvero

Oggi più che mai, le carriere non lineari sono comuni. Tuttavia, molti candidati faticano a raccontare il proprio percorso in modo coerente. Secondo Silvia, la chiave è creare un fil rouge che colleghi le esperienze passate alle competenze attuali.

Alcuni consigli emersi nel webinar:

• evidenziare non solo le esperienze, ma le competenze realmente trasferibili;
• evitare CV “caotici” pieni di informazioni non rilevanti;
• costruire versioni del CV adattate, purché veritiere;
• non dare per scontato il significato delle parole (“so tutto di Excel” è un esempio da non seguire).

L’importante è comunicare chiaramente ciò che si sa fare oggi e come può essere utile per quel ruolo.

Un processo che può sembrare freddo: come renderlo umano

Uno dei timori più diffusi tra i candidati è percepire il processo come impersonale o “automatizzato”.
Questo può accadere soprattutto quando le comunicazioni sono generiche, istituzionali o incoerenti (ad esempio: ricevere in due secondi un messaggio che afferma “abbiamo analizzato approfonditamente il tuo CV”).

La responsabilità, però, non è dell’ATS: il testo delle comunicazioni è sempre deciso dai recruiter.
Per rendere l’esperienza più umana, è sufficiente:

• usare un linguaggio chiaro e non burocratico,
• evitare frasi standardizzate che generano sfiducia,
• comunicare in modo trasparente sulle fasi del processo.

E se si vuole aggiungere un elemento più empatico? La possibilità di registrare un breve video di presentazione, offerta da Teamtailor, è uno strumento semplice ma ad alto impatto umano.

Privacy e GDPR: cosa succede ai dati del candidato

Un altro timore comune riguarda il trattamento dei dati.
Teamtailor, come spiegato nel webinar, gestisce i consensi in modo digitale e sicuro: senza l’autorizzazione il candidato non può completare la candidatura, e la piattaforma consente anche di gestire scadenze e rinnovi del consenso.

Se un recruiter aggiunge manualmente un candidato in piattaforma, viene sempre inviata una comunicazione trasparente, come richiesto dalla normativa.

L’intelligenza artificiale: supporto nella quantità, non sostituzione della qualità

Tra le funzionalità più recenti dell’ATS di Teamtailor c’è l’assistenza tramite intelligenza artificiale.
L’AI può:

• estrarre punti di forza dal CV,
• riassumere profili,
• supportare analisi preliminari.

Ma – come ribadito più volte – non seleziona al posto del recruiter.
Lavora sulla quantità, non sulla qualità: la decisione finale resta sempre umana.

Conclusioni: rimanere umani in un processo digitale

Il messaggio finale del webinar è chiaro: un ATS è uno strumento che ottimizza, velocizza e migliora la gestione delle candidature, ma non è pensato per sostituire il lato umano del recruiting.

Tutti siamo stati e saremo candidati.
È questa consapevolezza che deve guidare recruiter e HR nel costruire processi più trasparenti, accoglienti e coerenti.

📹Puoi guardare la registrazione completa qui