Colten Care kapar tiden till anställning med 20 dagar

Ladda ner hela artikeln här eller fortsätt läs!

Familjeägda Colten Care har ägnat sig åt prisbelönt äldreomsorg i södra England sedan 1981. Deras vårdhem, särskilda boenden och demensvård utmärker sig. I mer än 40 år har de byggt upp ett fantastiskt rykte tack vare sina engagerade medarbetare som alltid låter de boende komma i första hand.

Colten Care är ett familjeföretag där familjevärderingar präglar hela verksamheten – här är det bara det allra bästa som gäller. Värdegrunden som verksamheten byggdes på är fortfarande hjärtat i allt de gör. Ledord som vänligt, omtänksamt, personligt, tryggt och transparent känneteckenar dem. De menar att värderingarna genomsyrar hela företagskulturen och märks varje dag i meningsfulla och hjärtliga möten mellan personal, boende och deras familjer.

Colten Care vill vara det självklara valet både för vårdtagare och som arbetsgivare i södra England. Att de har utsetts till en av de 20 bästa aktörerna inom Storbritanniens äldreomsorg de senaste åtta åren visar att de är på god väg att nå sina mål.

Nytänk i rekryteringen

William Aitchison, biträdande chef för rekrytering och onboarding, berättar att de hanterade rekryteringen manuellt i mycket större utsträckning innan de skaffade ett rekryteringsverktyg, men i och med verktyget kunde Colten Care flytta hela processen internt. Nu har varje vårdhem tillgång till ett gemensamt ansökningssystem och bättre kontroll över rekryteringen. Vidare påpekar Aitchison att deras första verktyg visst fyllde sitt syfte – det hjälpte dem att publicera jobbannonser och hantera ansökningar, men inte mer än så.

Colten Care tog beslutet att byta sitt tidigare rekryteringsverktyg mot Teamtailors helhetslösning. Förutom en smidig och snabb implementation gav bytet också möjlighet att se över processerna och starta om med nya förutsättningar.

Aitchison förklarar: "Vår tanke var att överföra allt från det gamla till det nya systemet. Men så tänkte vi ett varv till och insåg att det egentligen inte fanns någon poäng med att behålla något mer än de pågående ansökningarna, som vi också överförde."

"Teamtailors funktioner är så mycket bättre att vi helt enkelt struntade i att flytta över de gamla kandidaterna. Vi började om från noll och sparade de gamla uppgifterna i ett separat dokument utifall att de skulle behövas i framtiden."

"Vi förde som sagt inte över några tidigare kandidater. Den gamla talangpoolen hade ärligt talat gjort sitt. Om tidigare kandidater skulle söka jobb hos oss igen kunde vi nu märka dem med rätt etiketter i en helt ny kandidatbank och hantera dem på ett bättre sätt. För oss var det mer givande att börja om från början istället för att gå igenom den befintliga poolen."

Smidig integration med verksamheten

Många företag förväntar sig att ett nytt rekryteringsverktyg tar tid att lära sig och att det påverkar både budgeten och produktiviteten. Men precis som många andra Teamtailor-kunder blev Colten Care positivt överraskade över hur enkelt systemet var att använda och implementera.

"Vi visste inte riktigt hur lång tid det skulle ta för oss att sätta sig in i systemet, men redan efter några veckor flöt allt på", säger Aitchison.

Effektivare samarbete

Teamtailors system är designat för att förenkla rekryteringen och möjliggöra ett närmare samarbete mellan team på olika avdelningar och platser. Det kan Colten Care skriva under på.

"I mitt team använder fyra medarbetare Teamtailor på högsta rekryteringsnivå. Vi har dessutom cirka 30 chefer på kontoret som använder det i sitt dagliga arbete. Utöver det finns ytterligare två nivåer – verksamhetscheferna och de administrativa samordnarna på varje boende. Vi pratar om 50–60 personer sammanlagt. Jag har personligen koll på alla medarbetare oavsett deras roll. Det är enkelt att följa deras framsteg med analysverktyget."

Aitchison lyfter särskilt fram review-funktionen, möjligheten att betygsätta kandidaterna, som något han använder mycket i arbetet med rekrytering. "Om en kandidat söker en tjänst, men bor långt från det aktuella boendet, kan vi ibland se att en annan plats skulle passa bättre. Istället för att tacka nej direkt kan verksamhetschefen rekommendera kandidaten till en chef för ett boende som ligger bättre till."

Aitchison fortsätter: "Det var tidigare vanligt att vi förlorade en kandidat som inte var helt rätt för ett specifikt boende, medan det nu är enkelt för verksamhetscheferna att hänvisa dem vidare med ett kort meddelande. Det är praktiskt och snabbt gjort."

Hitta rätt person bland kandidaterna

I början av ansökningsprocessen ber Aitchison och hans team kandidaterna att svara på ett antal frågor, som ett slags första filter. "Inledningsvis gav vi alla kandidater samma frågor för att få en känsla för svaren och hur stort ansökningstrycket var."

Aitchison fortsätter: "Vissa boenden kan få upp till 70–80 ansökningar om dagen, när bara två eller tre kandidater i själva verket är aktuella för rollen. Det är därför vi ställer frågor som "Har du arbetstillstånd?", "Har du körkort?", "Har du minst två års erfarenhet av liknande jobb?" och så vidare.

När rekryterarna får in svaren på frågorna ser de vilka kandidater som uppfyller kraven eftersom de flyttas vidare i processen automatiskt. Det gör att de kan fokusera fullt ut på de bästa kandidaterna.

På frågan om vilket råd Aitchison skulle ge till dem som vill jobba med rekrytering och hitta rätt talanger svarar han tveklöst: "Transparens. Att sälja in ’drömmen’ utan att kunna leverera när en kandidat väl anställs är ett slöseri med tid och resurser för alla involverade. Om man marknadsför ett jobb på felaktiga grunder bara för att det ska tillsättas så fort som möjligt får det konsekvenser för företaget när kandidaten inser det och säger upp sig – det är helt enkelt inte schysst."

Flexibilitet, framhåller han, är också det en nyckel för att hitta rätt kandidater. "Även om vissa boenden får 70–80 ansökningar om dagen finns det samtidigt andra som inte får några alls."

Aitchison säger att det handlar om att ställa rätt frågor. "Frågorna måste skräddarsys efter våra olika boenden, områden och annonserade jobb. Det gör att frågorna väljs ut just för den aktuella rollen och på så sätt fångar upp fler potentiella kandidater utan att skrämma bort dem."

Attrahera och vinna talanger

Colten Care valde Teamtailor för att optimera sin rekrytering. På köpet upptäckte de att Teamtailors enkla verktyg för karriärsidor är ett effektivt sätt att både attrahera och engagera kandidater.

Karriärsidor är ett sätt för företag att bygga relationer med framtida medarbetare och lära känna dem bättre. "Med en karriärsida från Teamtailor får vi koll på hela ansökningsflödet från första stund."

"Vi har olika typer av besökare på vår webbplats – vissa vill skicka in en ansökan med så få klick som möjligt, andra vill läsa mer om företaget och våra lediga jobb. Vår karriärsida utformades med alla de besökarna i åtanke", fortsätter Aitchison.

Rekryteringstrender

Aitchison har märkt att motståndet mot kontorsjobb har minskat jämfört med tiden direkt efter pandemin. "Allt fler väljer kontorsjobb framför distans- eller hybridarbete. Pengar är inte allt, det handlar om helheten", säger han.

"Pandemin förändrade livet för många – man fick mer tid med familjen och mindre arbetsbelastning. Många fick upp ögonen för ett mer balanserat liv och prioriterar det framför en hög lön."

Aitchison säger avslutningsvis: "Kontoret, kollegorna och känslan av att bidra och utvecklas betyder mer än någonsin."

Med tanke på Colten Cares många utmärkelser är det tydligt att medarbetarna håller med.

Vill du få fler tips på hur du sänker rekryteringskostnaderna? Klicka här nedanför!