Uusi EU-direktiivi tuo muutoksia henkilöstöhallintoon vuonna 2026 – tärkeää tietoa

Mitä EU:n uudet palkkatietojen avoimuutta koskevat määräykset merkitsevät?

EU-alueella toimivien työnantajien on noudatettava uusia, palkkauksen läpinäkyvyyttä koskevia määräyksiä. Säädösten yksityiskohdissa on jäsenvaltiokohtaisia eroja, mutta tavoite on yhteinen: perusteettomien palkkaerojen torjuminen ja tasa-arvon vahvistaminen.

- Palkan vaihteluväli työpaikkailmoituksiin: Joissakin maissa palkan vaihteluvälin ilmoittaminen työpaikkailmoituksissa on pakollista, toisissa maissa, kuten Suomessa, se on vapaaehtoista.
- Aiemman palkan kysymisen kielto: Rekrytoija ei saa enää kysyä hakijoilta, millaista palkkaa he ovat aiemmissa työpaikoissaan saaneet.
- Lisääntynyt sisäinen läpinäkyvyys: Työnantajat eivät enää saa käyttää salassapitovelvoitteita, jotka estävät työntekijöitä keskustelemasta palkastaan työtovereiden kanssa. Tarkoituksena on edistää läpinäkyvyyttä ja helpottaa perusteettomien palkkaerojen havaitsemista ja torjumista.
- Palkkaerojen raportointivelvoite: Yli 100 henkilöä työllistävien yritysten on kerrottava sukupuolten välisistä palkkaeroista. Jos palkkaerot ovat yli 5 % ilman, että niitä voidaan perustella objektiivisilla tekijöillä, yrityksen on ryhdyttävä toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi.
- Oikeus palkkatietoihin: Työntekijöillä on oikeus saada tietoonsa vastaavien tehtävien keskimääräinen palkka mutta ei yksittäisten henkilöiden palkkoja.
- Mikäli yritys ei noudata määräyksiä, seurauksena voi olla sakko tai muu seuraamus.

Käytännössä direktiivin tuomat muutokset tarkoittavat, että työnantajien tulee tarkistaa rekrytointiprosessinsa ja sisäiset ohjeistuksensa. Lisääntynyt läpinäkyvyys voi vahvistaa yrityksen työnantajabrändiä, mutta se edellyttää myös selkeää palkkaviestintästrategiaa.

Rekrytointiprosessin tehostaminen

Jotta yritys pystyy täyttämään uudet palkkatietojen avoimuusvaatimukset ja varmistamaan palkkauksen oikeudenmukaisuuden, avuksi voi ottaa ATS-järjestelmän. Se auttaa jäsentämään ja automatisoimaan lukuisia prosesseja, joilta nyt edellytetään entistä suurempaa yksityiskohtaisuutta ja dokumentointia. ATS:n avulla työnantajat voivat:
- Lisätä palkkojen vaihteluvälit työpaikkailmoituksiin. Tiedot on helppo lisätä kuhunkin ilmoitukseen automaattisesti, jolloin tieto ei jää pois yhdestäkään ilmoituksesta.
- Välttää kysymästä työnhakijan aiempaa palkkaa. Rekrytointityökalua voidaan mukauttaa niin, ettei tällaisia kysymyksiä esitetä haastattelussa, mikä tekee rekrytoinnista oikeudenmukaisempaa ja läpinäkyvämpää.
- Luoda selkeitä viestintämalleja. Niiden avulla varmistetaan, että palkka ja muut tärkeät ehdot ovat selkeitä ja yhdenmukaisia kaikille hakijoille.

Lisääntynyt läpinäkyvyys ei kuitenkaan koske pelkästään palkkoja, vaan EU:n uusien määräysten piiriin kuuluu nyt myös rekrytointiprosessiin liittyvä päätöksenteko, erityisesti kun siinä käytetään tekoälyä. Tämä tarkoittaa, että työnantajien on tarkistettava paitsi viestintänsä myös päätöksentekoprosessinsa.

Tekoäly ja rekrytointi – automaattista päätöksentekoa koskevat määräykset tiukentuvat

EU:n uuden tekoälysäädöksen myötä tekoälypohjaiset rekrytointityökalut luokitellaan riskitason mukaan. Tämä tarkoittaa tiukkoja vaatimuksia rekrytoinnissa ja hakijoiden arvioinnissa käytettäville järjestelmille, jotta määräysten noudattamisesta voidaan varmistua:
- Avoimuuden periaate: Yritysten on pystyttävä selittämään, miten tekoäly tekee päätökset.
- Ihmisen tekemät päätökset: Hakijoilla tulee aina olla mahdollisuus kyseenalaistaa tekoälyn tekemät päätökset.
- Syrjivän tekoälyn käyttämisen kielto: Sellaiset tekoälyjärjestelmät on kielletty, jotka eivät noudata oikeudenmukaisuuden ja luotettavuuden periaatteita.

Näidenkin määräysten noudattamisessa ATS voi auttaa dokumentoimaan ja varmistamaan, että rekrytointiprosessissa käytettävät tekoälytyökalut täyttävät EU:n vaatimukset. Tämä voi myös pienentää syrjinnän riskiä, sillä tekoälyn tekemät päätökset voidaan tarkistaa ja korjata puolueettomuuden varmistamiseksi.

Uudet työehtoja ja työaikaa koskevat määräykset – painopiste ei ole pelkästään palkassa

Palkkaa ja tekoälyä koskevien määräysten ohella laajenevat myös työehtojen esittämistä ja noudattamista koskevat määräykset:
- Työehtojen selkeyttäminen: Työpaikkailmoituksissa on annettava aiempaa tarkempaa tietoa työtehtävistä, työsuhteen muodosta ja työehdoista.
- Tiukemmat syrjinnän vastaiset määräykset: Rekrytointiprosessien on oltava oikeudenmukaisia ja syrjimättömiä.
- EU-direktiivin mukainen työajanseuranta: Yritysten tulee ottaa käyttöön objektiivinen, luotettava ja helposti saatavilla oleva järjestelmä todellisen päivittäisen työajan kirjaamiseen. Tarkoituksena on varmistaa, että työntekijöiden oikeudet toteutuvat, esimerkiksi:

● Enintään 48 työtuntia viikossa

● Vähintään 11 tunnin keskeytymätön lepoaika vuorokaudessa

● Vähintään yksi vapaapäivä viikossa.

Järjestelmän tulee olla sekä työntekijöiden että viranomaisten käytettävissä, ja tietoja on säilytettävä viiden vuoden ajan. Tämä on jo todellisuutta monissa EU-maissa, ja nyt suomalaisten työnantajien on alettava suunnitella määräysten toteuttamista.

Näin valmistaudut vuoteen 2026

Haluatko olla askeleen edellä muita ja varmistaa, että yrityksesi rekrytointi täyttää uudet määräykset? Alla on esitelty konkreettisia toimenpiteitä, joihin voit ryhtyä jo nyt:

✔️ Tarkista työpaikkailmoitukset: varmista, että palkkojen vaihteluväli ja työehdot on ilmoitettu selkeästi.

✔️ Tarkista rekrytointityökalut: käytä ATS-järjestelmää, joka auttaa luomaan ennustettavamman ja oikeudenmukaisemman prosessin.

✔️ Varmista tekoälytyökalujen läpinäkyvyys: jos käytät tekoälyä rekrytoinnissa, varmista, että kaikki sen tekemät päätökset on dokumentoitu ja että ne täyttävät lainsäädännön vaatimukset.

✔️ Kouluta HR-tiimiäsi: tarjoa tiimin käyttöön työkalut ja tiedot, joiden avulla se pystyy sopeutumaan muutoksiin.