So hat Knauf das globale Recruiting für 43.000 Mitarbeiter:innen transformiert

Knauf ist ein weltweit führendes Unternehmen in der Baustoffindustrie – ein 90 Jahre altes, traditionsreiches Familienunternehmen. Doch als die Fabriken „intelligenter“ wurden und die Vertriebsprozesse digitalisiert wurden, stand das Recruiting vor einer Herausforderung: Es steckte noch in einer dezentralisierten, analogen Vergangenheit fest.

Wir sprachen mit James Forster, Global Recruitment Lead im Knauf Group People Team, darüber, wie er diese komplexe Transformation gemeistert hat. Sein Ziel?  Aus einer zersplitterten, schwer nachvollziehbaren Ansammlung lokaler Prozesse eine einheitliche, leistungsfähige globale Struktur zu formen.

Warum eine Veränderung nötig war

Frage: Wie würdest du Knaufs Recruiting-Philosophie beschreiben? In einer so etablierten Branche wie eurer, wie schaffst du den Spagat zwischen Tradition und moderner Talentakquise?

James Forster: „Unsere Recruiting-Philosophie basiert auf zwei Säulen: Wir bieten den Bewerber:innen ein erstklassiges Erlebnis:klare, zeitnahe Kommunikation; Transparenz, faire, inklusive Beurteilung; und einen respektvollen Abschluss für jede:n Bewerber:in. Wir statten unsere Mitarbeiter:innen mit einem robusten, datenbasierten Einstellungssystem aus. Es unterstützt Bewerber:innen und Kolleg:innen dabei, die besten Talente zu identifizieren, fundiert zu bewerten und erfolgreich zu gewinnen – verlässlich und im großen Maßstab.. Unsere Branche gehörte zu den letzten, die sich der Digitalisierung geöffnet haben, doch jetzt schreitet die Entwicklung rasant voran. Wir suchen Menschen, die technologisch versiert sind, aber auch in einer familiengeführten, werteorientierten Umgebung aufblühen. Unser Prozess soll das Unternehmen widerspiegeln, das wir aufbauen: modern, zuverlässig und menschlich.“

Frage: Welche konkreten Hindernisse haben dir vor der Einführung von Teamtailor deutlich gemacht, dass euer Prozess für ein globales Unternehmen nicht mehr passte?

James Forster: „Compliance-Lücken, geringe Sichtbarkeit der Stellen bei Knauf, eine Überabhängigkeit von Agenturen und Headhuntern und ineffiziente Prozesse zeigten einen klaren Bedarf: uns fehlten ein globales ATS, Karriereseiten und strukturierte TA-Operationen. Ein professionelles ATS sorgt für regelkonforme Prozesse, erzeugt prüfbare Aufzeichnungen und betreibt gebrandete Karriereseiten, was die Stellen-Sichtbarkeit verbessert, Agenturkosten senkt und die Performance beschleunigt.“

Frage: Welche Besonderheit hat Teamtailor unter all den verfügbaren Recruiting-Lösungen für Knauf zur richtigen Wahl gemacht?

James Forster: „Die Freiheit für unsere lokalen HR-Teams, ihre Konten eigenständig zu konfigurieren und Workflows, Berechtigungen, Sprachen, Employer Branding und Compliance-Einstellungen auf regionale Bedürfnisse abzustimmen, ohne dabei auf globale Standards und Reporting verzichten zu müssen. Diese Balance passt perfekt zu unserer dezentralisierten, multi-nationalen Struktur. Außerdem reduziert eine intuitive Oberfläche die Schulungszeit und fördert die Akzeptanz durch klare Dashboards und smarte Automatisierung.“

Implementierung & Change-Management

Frage: Ein globaler Rollout für ein Unternehmen dieser Größe ist eine riesige Herausforderung. Wie habt ihr den Übergang strukturiert?

James Forster: „Wir haben über zwei Jahre hinweg in Wellen implementiert, indem wir Länder und Regionen mit dem größten Bedarf und Wirkungspotenzial priorisierten. Wir begannen mit Pilotmärkten, etablierten Governance- und Change-Management-Routinen und verfeinerten unseren Ansatz durch strukturiertes Feedback. Die ersten Erfolge – verkürzte Zeit bis zur Einstellung, stärkere Compliance und eine höhere Bewerberzufriedenheit – gaben uns den Rückenwind für nachfolgende Rollouts. Jede Welle endete mit Retrospektiven und messbaren KPIs, die Leitfäden und Vorlagen für die nächsten Märkte informierten. Diese disziplinierte, iterative Abfolge balancierte Geschwindigkeit und Qualität aus.“

Das Geheimnis: 12+ Globale Champions

Frage: In einem großen Konzern kann Veränderung auf Widerstand stoßen. Wie habt ihr alle ins Boot geholt?

James Forster: „Wir haben unsere Global TA Community – 12+ regionale TA-Praktiker – als Netzwerk von Champions und Trainern genutzt. Sie regionalisierten Prozesse und kuratierten Best Practices. Wir gingen auch mit praktischem, messbarem Impact voran. Wir haben die Fähigkeiten von ATS den täglichen Problemfeldern von HR- und Personalverantwortlichen gegenübergestellt und dabei die Zeitersparnis sowie die geringere Abhängigkeit von Personalagenturen vor und nach der Einführung aufgezeigt. Mit Teamtailors Analytics-Funktion unterstützt, wurde das Tool als Produktivitätsmultiplikator und nicht als zusätzlicher Verwaltungsaufwand gesehen.“

Frage: Wie sah euer internes Training oder „Onboarding“ aus, um sicherzustellen, dass sich das Team unterstützt fühlt?

James Forster: „Wir haben zwei Group HR SMEs ernannt, die praxisnahe Unterstützung boten – Schulungen durchführten, Workflows standardisierten und als konstante Ansprechpartner:innen für lokale Teams dienten. Wir arbeiteten eng mit Teamtailors Customer Success Manager zusammen, um die Einführung zu beschleunigen und regionale Besonderheiten schnell zu klären. Wir ermöglichten auch eigenständiges Lernen durch Teamtailors umfassende Support-Bibliothek und nutzten den In-App-Chat für Echtzeit-Hilfe.“

Die Partnerschaft: Ein erstklassiges Customer-Success-Team

Forster betont, dass es sich nicht nur um den Kauf einer Software handelt, sondern um eine Partnerschaft.  Die Customer‑Success‑ und Support‑Teams von Teamtailor beschreibt er als durchweg erstklassig.

Das Nutzererlebnis (Recruiter & Manager)

Frage: Aus Recruiting‑Sicht: Welche Funktionen sind in deinem täglichen Workflow zu entscheidenden Faktoren geworden?

James Forster: „Anforderungen für Recruiting mit hohem Volumen: Standardisierte Vorlagen mit automatisierten Genehmigungen ersetzen fragmentierte lokale Aufnahmeverfahren. Umfangreiche Stellenbörsen-Integrationen (insbesondere LinkedIn) erlauben das einfache Posten von gebrandetem Inhalt, was zu höherer Sichtbarkeit und geringerer Agenturabhängigkeit führt. Schließlich zeigen Analytics mit laufend aktualisierten Auswertungen die Performance in Echtzeit sowie kritische Trichtermetriken wie Konversion und den Bewerber:innen-NPS.“

Frage: Wie hat Teamtailor die Art und Weise verändert, wie Personalverantwortliche mit Bewerber:innen interagieren?

James Forster: „Es hat die Zusammenarbeit durch geteilte Pipelines, @Erwähnungen, Kommentare und strukturierte Scorecards verschlankt, die alle ohne lange E-Mail-Ketten auf dem gleichen Stand halten. Manager:innen haben nun volle Transparenz über den Prozess mit Live-Statusupdates. Sie schätzen besonders die ‚Bewerber:innen-Karte‘ – eine einzelne Ansicht von Lebensläufen, Portfolios, Notizen und Feedback, die sofortigen Kontext liefert und eine faire, konsistente Beurteilung ermöglicht.“

50 % Mehr Bewerber:innen und steigender NPS

Frage: Über die interne Effizienz hinaus, welchen messbaren Einfluss hatte das auf die Bewerberzufriedenheit?

James Forster: „Die Daten zur Akzeptanz sind überzeugend. Wir haben in den letzten drei Jahren über 50 % mehr Bewerbungen über unsere Karriereseiten erhalten, was stark darauf hindeutet, dass die Bewerber:innen-Reise einfach und intuitiv ist. Mobile-First-Seiten und schlanke Formulare, einschließlich Easy Apply, haben die Konversion gesteigert. Wir messen auch den Bewerber:innen-NPS nach dem Interview, und die Ergebnisse zeigen eine konsistente jährliche Verbesserung, angetrieben durch transparente Kommunikation und respektvollen Abschluss für alle Bewerber.“

Reflexion & Rat für die Zukunft

Frage: Rückblickend auf den Implementierungsprozess, würdest du etwas anders machen oder früher priorisieren?

James Forster: „Aktiviere Kern- und ergänzende Module ab Tag eins (wie Anforderungen), unter klarer Governance und phasenweiser Schulung – statt auf ‚Systemreife‘ zu warten; Frühe Aktivierung beschleunigt den ROI und schafft konsistente Gewohnheiten und Daten.“

Frage: Was ist dein #1-Tipp für andere globale Unternehmen, die befürchten, ihre Größe mache sie zu „schwerfällig“, um auf ein modernes ATS umzusteigen?

James Forster: „Sichere funktionsübergreifende Abstimmung zwischen Compliance, Rechts- und Finanzabteilung und verpflichte dich zu einem phasenweisen Rollout. Baue eine datengetriebene Business-Case auf, die an echten Problemfeldern ansetzt. Eine globale TA-Arbeitsgruppe gründen, um Workflows zu standardisieren und dabei regionale Bedürfnisse zu respektieren. Schließlich ist die sichtbare Unterstützung durch die Geschäftsleitung sicherzustellen; die Stärkung der Führungsebene signalisiert, dass die Modernisierung des ATS eine strategische Priorität darstellt und nicht optional ist.“

Frage: Nun, da das System live ist, wie definiertdas Recruiting-Team von Knauf Erfolg in den kommenden 12 Monaten?

James Forster: „Integration mit SAP SuccessFactors: Bereitstellung einer sicheren Integration für unsere Mitarbeiterteams für schnellere Genehmigungen und sauberere Daten. Wir wollen auch die Anzahl der Bewerber:innen und den Bewerber:innen-NPS Jahr für Jahr weiter steigern, indem wir auf Konversionsraten und Quellenqualität achten und gleichzeitig die Kosten pro Bewerbung senken. Erfolg ist eine erstklassige Erfahrung, die in großem Maßstab nachhaltig ist.“

Ratschläge für die globalen „Giganten“

Rückblickend bereut Forster vor allem, nicht noch schneller mit Kernmodulen wie Anforderungen gestartet zu haben. Sein Rat an andere Unternehmen, die Angst vor ihrem „Gewicht haben“:

1. Für sichere funktionsübergreifende Abstimmung sorgen: Rechtsabteilung, Compliance und Finanzabteilung vom ersten Tag an mit ins Boot holen.
2. „Zu schwer“ in „gut koordiniert“ verwandeln: Mehr Rückenwind durch schrittweise Einführung erzeugen.
3. Mit Daten überzeugen: Mit Kennzahlen wie den Kosten pro Einstellung und der Bewerberzufriedenheit lässt sich der ROI schon frühzeitig nachweisen.