Zo transformeerde Knauf zijn wereldwijde recruitmentproces voor 43.000 medewerkers

Knauf is een wereldwijde marktleider in de bouwmaterialenindustrie – een 90 jaar oud familiebedrijf met een indrukwekkende reputatie. Maar naarmate hun fabrieken ‘slimmer’ werden en hun verkoopprocessen werden gedigitaliseerd, liep hun recruitmentproces tegen zijn grenzen aan: deze bleef hangen in een gedecentraliseerd, handmatig systeem uit het verleden.

We spraken met James Forster, Global Recruitment Lead bij het People Team van de Knauf Group, over hoe hij deze complexe transformatie heeft aangepakt. Zijn doel? Om de overstap te maken van een gefragmenteerde ‘black box’ van lokale processen naar een geïntegreerd, best-in-class wereldwijd platform.

Waarom was verandering nodig?

Vraag: Hoe zou je de recruitmentfilosofie van Knauf omschrijven? Hoe vind je in een sector die al zo lang bestaat als de jouwe een evenwicht tussen traditie en de behoefte aan moderne personeelswerving?

James Forster: "Onze recruitmentfilosofie rust op twee pijlers: we bieden sollicitanten een optimale ervaring – duidelijke, tijdige communicatie; transparantie, een eerlijke en inclusieve beoordeling; en een respectvolle afronding voor elke sollicitant. Daarnaast stellen wij onze medewerkers een robuust, datagestuurd recruitmentsysteem ter beschikking waarmee zowel kandidaten als collega’s in staat zijn om het beste talent te vinden, te beoordelen en succesvol te bemiddelen – op een constante manier en op grote schaal. Hoewel onze sector van oudsher als een van de laatste is gedigitaliseerd, ontwikkelt deze zich nu in rap tempo. We zijn op zoek naar mensen die technologisch goed onderlegd zijn, maar die ook goed gedijen binnen een familiebedrijf waar normen en waarden hoog in het vaandel staan. Ons proces moet een afspiegeling zijn van de organisatie die we willen zijn: modern, betrouwbaar en menselijk."

Vraag: Wat waren, vóór Teamtailor, de specifieke knelpunten waardoor het je duidelijk werd dat je bestaande werkwijze niet langer geschikt was voor een wereldwijde onderneming?

James Forster: "Tekortkomingen op het gebied van compliance, een gebrek aan zichtbaarheid van vacatures bij Knauf, een te grote afhankelijkheid van uitzendbureaus en headhunters, en inefficiënte processen maakten duidelijk dat er behoefte was aan een wereldwijd ATS, carrièrepagina’s en gestructureerde recruitmentactiviteiten. Een professioneel ATS zorgt voor werkprocessen die aan alle eisen voldoen, legt gegevens vast die gecontroleerd kunnen worden en ondersteunt carrièrepagina’s met een eigen merkidentiteit, waardoor vacatures beter zichtbaar worden, de kosten voor uitzendbureaus dalen en de prestaties worden verbeterd."

Vraag: Wat was precies de reden waarom Teamtailor, van alle beschikbare recruitmentoplossingen, de juiste keuze was voor Knauf?

James Forster: "De vrijheid voor onze lokale HR-teams om hun accounts zelfstandig in te richten – en workflows, machtigingen, talen, employer branding en compliance instellingen af te stemmen op regionale behoeften, zonder dat dit ten koste gaat van wereldwijde normen en rapportages. Deze balans past perfect bij onze gedecentraliseerde, multinationale structuur. Bovendien zorgt een uiterst intuïtieve interface ervoor dat de trainingstijd wordt verkort en dat het systeem sneller wordt omarmd dankzij overzichtelijke dashboards en slimme automatisering."

Implementatie en verandermanagement

Vraag: Een wereldwijde invoering voor een onderneming van deze omvang is een enorme uitdaging. Hoe hebben jullie de overgang aangepakt?

James Forster: "We hebben het project in fasen geïmplementeerd over een periode van twee jaar, waarbij we prioriteit gaven aan landen en regio’s met de grootste behoefte en het grootste potentieel. We zijn begonnen met pilotmarkten, hebben bestuurs- en verandermanagement procedures opgezet en onze aanpak geoptimaliseerd aan de hand van gestructureerde feedback. De eerste successen – kortere wervingstijd, betere naleving van de regels en een hogere tevredenheid bij kandidaten – zorgden voor een impuls voor verdere implementaties. Elke fase werd afgesloten met evaluaties en meetbare KPI’s, die als basis dienden voor handleidingen en sjablonen voor de volgende markten. Deze gestructureerde, iteratieve aanpak zorgde voor een evenwicht tussen snelheid en kwaliteit."

Het geheime ingrediënt: meer dan 12 Global Champions

Vraag: In een grote onderneming kan verandering op weerstand stuiten. Hoe heb je ervoor gezorgd dat iedereen mee ging doen?

James Forster: "We hebben onze wereldwijde TA-community – meer dan 12 regionale Talent Acquisition medewerkers – ingezet als een netwerk van ambassadeurs en trainers. Zij hebben processen in kaart gebracht en best practices opgesteld. Daarnaast hebben we de nadruk gelegd op praktische, meetbare resultaten. We hebben de mogelijkheden van het ATS in kaart gebracht en gekoppeld aan de dagelijkse uitdagingen van HR-medewerkers en recruitmentmanagers, waarbij we de tijdwinst en de verminderde afhankelijkheid van bureaus voor en na de implementatie hebben laten zien. Dankzij de analysefunctie van Teamtailor werd de tool gezien als een productiviteitsboost, geen extra administratieve last."

Vraag: Hoe zag jullie interne training of 'onboarding' eruit om ervoor te zorgen dat het team zich gesteund voelde?

James Forster: "We hebben twee HR-experts op groepsniveau aangesteld om praktische ondersteuning te bieden: ze verzorgen trainingen, standaardiseren werkprocessen en zijn het vaste aanspreekpunt voor de lokale teams. We werkten nauw samen met de Customer Success Manager van Teamtailor om de adoptie te versnellen en regionale verschillen snel op te lossen. We hebben ook het zelfstandig leren mogelijk gemaakt via de uitgebreide kennisbank van Teamtailor en gebruikten de chatfunctie in de applicatie voor realtime begeleiding."

Het partnerschap: een ‘best-in-class’ CSM

Forster benadrukt dat het niet alleen om het kopen van software gaat; het is een partnerschap. Hij omschrijft het Teamtailor Customer Success (CSM)- en supportteam als "de best-in-class".

De gebruikerservaring (recruiters en managers)

Vraag: Welke functies zijn vanuit het perspectief van een recruiter echte "gamechangers" geworden voor je dagelijkse werk?

James Forster: "Vacatures voor organisaties die op grote schaal personeel werven: gestandaardiseerde sjablonen met geautomatiseerde goedkeuringen maken een einde aan de gefragmenteerde lokale recruitmentprocedures. Dankzij uitgebreide integraties met vacatureplatforms (met name LinkedIn) kun je eenvoudig content met je eigen huisstijl plaatsen, wat leidt tot een grotere zichtbaarheid en minder afhankelijkheid van bureaus. Tot slot biedt de analysefunctie met realtime prestatiegegevens via live dashboards inzicht in essentiële statistieken, zoals conversie en de NPS van sollicitanten."

Vraag: Hoe heeft Teamtailor de manier veranderd waarop recruitmentmanagers omgaan met sollicitanten?

James Forster: "Het heeft de samenwerking gestroomlijnd via gedeelde pipelines, @vermeldingen, reacties en gestructureerde scorekaarten, waardoor iedereen goed op elkaar is afgestemd zonder lange e-mailconversaties. Managers hebben nu volledig inzicht in het proces dankzij realtime statusupdates. Ze hechten vooral veel waarde aan "de 'candidate card'": een overzicht van cv’s, portfolio’s, aantekeningen en feedback dat direct context biedt en een eerlijke, consistente beoordeling mogelijk maakt."

50% meer sollicitanten en een stijgende NPS

Vraag: Afgezien van de interne efficiëntie, welke meetbare invloed had dit op de tevredenheid van de sollicitanten?

James Forster: "De gebruikscijfers liegen er niet om. De afgelopen drie jaar hebben we een stijging van meer dan 50% gezien in het aantal sollicitaties via onze vacaturesites, wat er sterk op wijst dat het sollicitatieproces eenvoudig en intuïtief is. Pagina’s die speciaal voor mobiel zijn ontworpen en gestroomlijnde formulieren, zoals Easy Apply, hebben de conversiecijfers een flinke impuls gegeven. We meten ook de NPS van kandidaten na het sollicitatiegesprek, en de resultaten laten een gestage verbetering zien ten opzichte van vorig jaar, dankzij transparante communicatie en een respectvolle afhandeling voor alle kandidaten."

Terugblik en advies voor de toekomst

Vraag: Als je terugkijkt op het implementatieproces, is er dan iets dat je anders zou doen of eerder prioriteit zou geven?

James Forster: "Kern- en aanvullende modules (zoals vacatureaanvragen) vanaf dag één activeren, onder duidelijk toezicht en met gefaseerde training in plaats van te wachten tot je er volledig klaar voor bent. Vroegtijdige implementatie versnelt het rendement op de investering en zorgt voor consistente werkwijzen en gegevens."

Vraag: Wat is jouw belangrijkste tip voor andere internationale bedrijven die bang zijn dat ze door hun omvang te ‘log’ zijn om over te stappen op een modern ATS?

James Forster: "Zorg voor een goede afstemming tussen de afdelingen compliance, juridische zaken en financiën, en kies voor een gefaseerde implementatie. Stel een datagestuurde businesscase op die aansluit bij concrete knelpunten. Richt een wereldwijde werkgroep op om workflows te standaardiseren, met inachtneming van regionale behoeften. Zorg er ten slotte voor dat je zichtbare steun van het management krijgt; zo laat je zien dat de modernisering van het ATS een strategische prioriteit is, en geen optie."

Vraag: Nu het systeem in gebruik is, hoe ziet succes er dan uit voor het recruitmentteam van Knauf in de komende 12 maanden?

James Forster: "Integratie met SAP SuccessFactors: We zorgen voor een veilige integratie voor onze HR-teams, zodat goedkeuringen sneller verlopen en de gegevens overzichtelijker zijn. Daarnaast willen we het aantal sollicitanten en de NPS onder sollicitanten jaar na jaar blijven verhogen door ons te richten op conversiepercentages en de kwaliteit van de bronnen, terwijl we tegelijkertijd de kosten per sollicitatie verlagen. Succes is een best-in-class ervaring die ook op grote schaal houdbaar is."

Advies voor andere multinationals

Achteraf gezien is Forsters grootste spijt dat hij niet nog eerder met basismodules zoals vereisten is begonnen. Zijn advies aan andere bedrijven die bang zijn voor de "last" ervan:

1. Zorg voor een goede afstemming tussen de verschillende afdelingen: betrek juridische zaken, compliance en financiën vanaf dag één bij het proces.
2. Van 'te complex' naar 'goed gecoördineerd': een gefaseerde aanpak geeft momentum en maakt omvang juist een voordeel.
3. Overtuig met data: aan de hand van belangrijke cijfers, zoals de kosten per werving en de tevredenheid van sollicitanten, kun je al in een vroeg stadium de ROI aantonen.