Mitä GDPR tarkoittaa hakijatietojen käsittelyssä?
Hakijoiden tiedot ovat henkilötietoja, joten niihin sovelletaan tietosuoja-asetusta. Suomessa päälle tulee laki yksityisyyden suojasta työelämässä, joka on tiukempi: käsitellä saa vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja, eikä tästä voi poiketa edes hakijan suostumuksella. Tiedot kerätään ensisijaisesti hakijalta itseltään. Käytännössä tämä koskee hakijapankkia, taustatarkistuksia ja haastattelumuistiinpanoja.
Miksi tällä on väliä
Suurin riski ei ole järjestelmä vaan sen ohi tehty työ: ansioluetteloita sähköpostilaatikoissa, muistiinpanoja yksityisissä tiedostoissa ja vanhoja hakemuksia, joita kukaan ei ole poistanut. Sinun on osattava kertoa, mitä tietoja käsitellään, kuka niitä näkee ja kuinka kauan niitä säilytetään. Valvojana toimii tietosuojavaltuutetun toimisto. Yksi yhteinen järjestelmä ratkaisee tästä suurimman osan, koska poisto ja käyttöoikeudet ovat hallittavissa.
Näin Teamtailor auttaa
Teamtailorissa säilytysajat asetetaan etukäteen, poistot ja suostumusten uusimispyynnöt tapahtuvat automaattisesti ja käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti. Hakijalle näkyy, mitä tietoja hänestä on, ja pyynnöt hoituvat samasta järjestelmästä.
